警察文書伝送システム運用要領の制定について(例規)

(最終改正:平成21年5月14日 務第46号)
和歌山県警察本部長から各所属長あて
この度、全国の警察組織相互間における電送文書を取り扱う警察文書伝送システムが整備されたことに伴い、別記のとおり警察文書伝送システム運用要領を定め、平成14年3月20日から実施することとしたので、事務処理上、遺憾のないようにされたい。

別記

警察文書伝送システム運用要領

第1 総則
1 趣旨
この要領は、警察文書伝送システムによる通信の正常かつ能率的な運用を図るため、必要な事項を定めるものとする。
2 定義
この要領の規定中の用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 「警察文書伝送システム」とは、警察庁の内部部局、各附属機関及び各地方機関並びに警視庁、各道府県警察本部及び各方面本部相互間において、文書、図画及び電磁的記録を送受するために用いる電気通信設備の集合体であって、電気通信の業務を一体的に行うよう構成されたものをいう。
(2) 「伝送文書」とは、警察文書伝送システム(以下「システム」という。)によって送受される文書、図画及び電磁的記録をいう。
3 伝送文書を取り扱う所属
伝送文書を取り扱う所属は、警察本部の各所属とする。
第2 運用体制
1 システム管理者
システムを適正に運営するため、和歌山県情報通信部機動通信課長がシステム管理者として次に掲げる業務を行うので、各所属長はシステム管理者と緊密な連携を保たなければならない。
(1) システムの稼働状況の把握及び適切な管理
(2) システムに係る安全性の確保
(3) 職員に対するシステムの利用に係る指導及び教養
2 システムの運用体制
(1) システム運用の総括事務
システムの運用に関する総括事務は、警務部警務課長(以下「警務課長」という。)が行うものとする。
(2) 取扱担当者
ア 各所属における伝送文書の取扱いは、所属長が指名する者(以下「取扱担当者」という。)が行うものとする。この場合において、複数の者を取扱担当者に指名するときは、このうち1名に取扱担当者の事務を総括させるものとする。
イ 下表左欄に掲げる所属が伝送文書を送受信する必要がある場合は、それぞれ同表右欄に掲げる所属の取扱担当者がその手続を代理することとする。
所属名代理所属名
刑事部機動捜査隊刑事部刑事企画課
交通部交通機動隊交通部交通企画課
交通部高速道路交通警察隊同  上
警備部機動隊警備部警備課
警察学校警務部教養課
(3) 当直取扱担当者
(2)の規定にかかわらず、所属長は、執務時間外における第3の2の(1)に規定する緩急種別が至急である伝送文書について、「和歌山県警察本部における当直勤務要領の制定について(例規)」(平成9年9月25日付け務第36号)に定める総合当直の当直総括責任者、鑑識科学センター当直責任者又は交通部当直責任者(以下「当直取扱担当者」と総称する。)に対し、次の区分により取扱いを行わせることができるものとする。
ア 警察本部庁舎の各所属長、交通部高速道路交通警察隊長、警備部機動隊長及び警察学校長 総合当直の当直総括責任者
イ 刑事部鑑識課長及び刑事部科学捜査研究所長 鑑識科学センター当直責任者
ウ 交通部の各所属長(高速道路交通警察隊長を除く。) 交通部当直責任者
第3 利用
1 基本原則
(1) 伝送文書は、警察の責務を遂行するために必要な事項を内容としたものでなければならない。
(2) 何人も、システムによる通信の正常かつ能率的な運営を妨げるような態様で、これを利用してはならない。
2 伝送文書の緩急種別
伝送文書は、その緩急種別により、次のとおり区分する。
(1) 至急 急を要する場合に、発信者がその旨を指定したもの
(2) 普通 至急以外のもの
3 伝送文書の親展扱い
(1) 伝送文書のうち特に秘密を要するものは、これを親展扱いとし、暗号化して着信者に送達するものとする。この場合において、発信者が着信者として指名できる者は、警察庁においては理事官以上の者及び課長補佐の職にあって情報通信局長が特に必要があると認める者、警視庁及び各道府県警察本部においては所属長以上の者及び次席又は次長(相当職を含む。)の職にあって情報通信局長が特に必要があると認める者に限るものとする。
(2) 発信者は、伝送文書を親展扱いにしようとするときは、その旨を指定しなければならない。
(3) 親展扱いの電送文書を復元するときは、親展用カード(親展扱いの電送文書の復元の用に供する電磁的記録をその構成部分とするカードをいう。以下同じ。)を用いるものとする。
4 伝送文書作成上の要件
伝送文書は、次に掲げる要件を具備したものでなければならない。
(1) 文書又は図画の場合
工業標準化法(昭和24年法律第185号)に基づく日本工業規格(以下「日本工業規格」という。)A列4番以下の大きさの用紙であること。
(2) 電磁的記録の場合
オペレーティングシステムWindowsVistaで扱えるものであること。
5 伝送文書の発信
(1) 発信者は、伝送文書を発信しようとするときは、伝送文書1通ごとに、緩急種別、親展扱いの要否、送信先等の必要事項を取扱担当者又は当直取扱担当者に申し出なければならない。
(2) 発信者は、代人により発信の手続をすることができる。
6 伝送文書の受領
(1) 着信者は、伝送文書の交付通知を受けたときは、速やかに、取扱担当者又は当直取扱担当者から伝送文書を受領しなければならない。
(2) 着信者は、代人により電送文書を受領することができる。
第4 運用
1 秘密の保持
取扱担当者及び当直取扱担当者その他のシステムの運用に従事する者並びにこれに従事した者は、法令の定めるところにより、通信の秘密を保持しなければならない。
2 改変の禁止
取扱担当者及び当直取扱担当者は、伝送文書の内容を改変してはならない。
3 システムの運用時間
システムの運用時間は、常時とする。
4 伝送文書の取扱いに当たっての留意事項
取扱担当者及び当直取扱担当者は、伝送文書を取り扱うに当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 伝送文書を正確かつ迅速に取り扱うとともに、通信の秘密を保持すること。
(2) 伝送文書の授受を明確にし、電送文書取扱い上の責任の所在を明らかにすること。
(3) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、システム管理者が指定した端末設備を利用して、伝送文書を送受信すること。
(4) 関係通達等を熟知の上、適正な措置を執ること。
5 伝送文書の受付
(1) 伝送文書(当直取扱担当者が伝送文書を取り扱う時間帯における第3の2の(2)に規定する緩急種別が普通である伝送文書を除く。)の受付は、常時行うものとする。
(2) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、伝送文書の発信の申出を受けたときは、直ちにその伝送文書が次に掲げる要件を具備しているかどうかを審査しなければならない。
ア 発信者の伝送文書であること。
イ 発着信者名の表示が正しいこと。
ウ 伝送文書の緩急種別及び親展扱いの要否が明確であること。
エ 第3の4に規定する伝送文書作成上の要件に適合していること。
オ その他この要領の規定に適合していること。
(3) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、(2)の規定により審査した結果、その伝送文書が(2)の規定に掲げる要件を具備していると認めるときは、事故のため通信を実施することができない場合を除き、発信者又はその代人に対して、受付を終了した旨及び受付者名を通知しなければならない。
(4) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、伝送文書を受け付けたときは、伝送文書1通ごとに、端末設備に発信者名、着信者名等所要事項を入力して、送信記録表を作成しなければならない。
6 伝送文書の受付の拒否等
(1) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、伝送文書が次のいずれかに該当するときは、その受付を拒否することができる。
ア 伝送文書の疎通を著しく阻害すると認めるとき。
イ 端末設備の機能上、当該伝送文書を送信することが不適当と認めるとき。
ウ 事故のため、送信を実施することができないとき。
エ その他この要領の規定に適合しないものであると認めるとき。
(2) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、(1)の規定により伝送文書の受付を拒否するときは、発信者に対し、その理由を明らかにしなければならない。
7 伝送文書の送受信
(1) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、第3の2に規定する緩急種別に応じ、普通の伝送文書については速やかに、至急の伝送文書については直ちに、送受用カードを用いて送受信を行わなければならない。ただし、当直取扱担当者が伝送文書を取り扱う時間帯における普通の伝送文書の受信は、その時間の終了後に行うことができる。
(2) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、伝送文書の容量が50メガバイトを超えるものを送信するときは、その伝送文書を確実に分割しなければならない。
(3) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、(2)の規定により分割された伝送文書を受信したときは、その伝送文書を確実に結合しなければならない。
(4) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、伝送文書を誤って送受信したことが判明した場合は、相互に連絡をとり、再送、廃棄等の措置を講じなければならない。
8 原紙等の返却
(1) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、送信を終了したときは、当該伝送文書の原紙等を発信者に返却しなければならない。
(2) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、(1)の規定により伝送文書の原紙等を返却するときは、その受領者がその伝送文書の発信者又はその代人であることを確かめなければならない。
9 伝送文書の交付
(1) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、伝送文書を受信し、着信者に交付しようとするときは、端末設備に交付先の相手者名等所要事項を入力し、受信記録表を作成しなければならない。
(2) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、(1)に規定する手続を終了したときは、着信者又はその代人に、次に掲げる事項を通知しなければならない。
ア 伝送文書の緩急種別
イ 伝送文書の通数
ウ 親展扱いの場合はその旨
エ その他必要な事項
(3) 取扱担当者及び当直取扱担当者は、交付通知を行った伝送文書を交付するときは、交付先の相手者が着信者又はその代人であることを確かめたのち、交付しなければならない。
なお、総合当直の当直総括責任者は、必要により受信した伝送文書を警務課長に引き継ぐことができる。
10 事故発生時の措置
取扱担当者及び当直取扱担当者その他のシステムの運用に従事する者は、端末設備の故障等システムに係る事故を認知したときは、警務課長を経由してシステム管理者に通報しなければならない。
11 ICカードの保管等
(1) 取扱担当者及び当直取扱担当者並びに所属長以上の者(以下「取扱担当者等」という。)は、送受用カード又は親展用カード(以下「ICカード」という。)を確実に保管しなければならない。
なお、紛失の防止等のため必要がある場合には、本部長用親展カードを総務課長が、各部長用親展カードを庶務担当課長が、当該親展着信者の了承を得て保管することができる。
(2) 取扱担当者等は、ICカードが障害等により使用できない場合又は紛失した場合は、システム管理者に報告しなければならない。
また、取扱担当者等は、所属の新設、廃止等により、ICカードの発行又は廃止を予定している場合は、システム管理者に報告しなければならない。
(3) 取扱担当者等は、他の者に送受用カードを使用させてはならない。ただし、第2の2の(2)のイの規定による場合は、この限りではない。
12 当直用ICカードの受渡し
(1) 当直取扱担当者が使用するICカード(以下「当直用ICカード」という。)を交付された所属長は、当直取扱担当者がいない時間において、当該当直用ICカードの保管を担当する保管責任者を指名すること。
(2) 当直用ICカードの受渡しは、当該取扱担当者と保管責任者が直接行うこと。ただし、保管責任者が、当直取扱担当者に直接ICカードの受渡しができないときには、当該所属の取扱担当者にその業務を委任することができるものとする。
13 ICカードの点検等
(1) 各所属長は、取扱担当者の中から警部補(同相当職含む。)以上の者1人を点検担当者に指名すること。
(2) 点検担当者は、四半期に1回以上、自所属内のすべてのICカードの点検(目視確認とする。)を行い、点検日、取扱担当者等の氏名(当直用ICカードについては保管責任者の氏名)を警察文書伝送システムICカード点検簿(別記様式第1号。以下「点検簿」という。)に記載し、必要な措置をとること。
(3) ICカードの発行、再発行、廃止等を行った場合には、それぞれの日付、そのときの取扱担当者等、保管責任者の氏名及び理由を点検簿に記録すること。
(4) 点検簿の保存期間は、当該暦年の翌年の1月1日から起算して5年間とする。
第5 雑則
1 送信記録表等の保存
(1) 各所属に送信記録表(別記様式第2号)及び受信記録表(別記様式第3号。以下「送信記録表等」と総称する。)を暦年別に保存するものとする。
(2) 送信記録表等は、日本工業規格A列3判の用紙に出力したもの又はフレキシブルディスク、光磁気ディスク等の電磁的記録媒体で保存するものとする。ただし、電磁的記録媒体で保存する場合、日本工業規格A列3判の用紙に容易に出力できる状態で保存しなければならない。
(3) 上記(1)及び(2)の送信記録表等の保存期間は、当該暦年の翌年の1月1日から起算して5年間とする。
2 端末設備の設置場所の変更申請等
端末設備の設置場所の変更申請及び端末設備に係る消耗品の交付要求は、警務課長に対して行うものとする。
3 人事異動時の留意事項
人事異動等によりICカードの引継ぎを取扱担当者等同士が直接行えない場合は、その間システム管理者又は点検担当者が保管し、新任者への引き継ぎを行うことができる。この場合、その旨を点検簿及び管理簿に記載しておくとともに、パスワードの管理には十分注意すること。

(別記様式省略)
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