和歌山県警察個人情報保護事務取扱要領の制定について(例規)

(最終改正:平成29年1月16日 相第5号)
和歌山県警察本部長から各所属長あて
和歌山県個人情報保護条例の施行に伴い、公安委員会及び警察本部長が行う個人情報保護に係る手続その他事務の取扱いに関し、和歌山県警察個人情報保護事務取扱要領を別記のとおり定め、平成28年8月3日から施行することとしたので、事務処理上誤りのないようにされたい。
なお、「和歌山県警察個人情報事務取扱要領の制定について(例規)」(平成18年3月15日付け相第13号)は、廃止する。
別記

和歌山県警察個人情報保護事務取扱要領

第1 趣旨
1 趣旨
和歌山県個人情報保護条例(平成14年和歌山県条例第66号。以下「条例」という。)及び和歌山県警察個人情報保護条例施行規則(平成18年和歌山県公安委員会規則第3号。以下「規則」という。)に基づき、公安委員会及び警察本部長が保有する個人情報の開示、訂正、利用停止等に関する事務の取扱いは、別に定めがある場合を除き、この要領に定めるところにより行うものとする。
2 個人情報の管理体制及び事務分担
(1) 個人情報保護総括責任者の設置
ア 警察本部に、個人情報保護総括責任者を置き、警務部長をもって充てる。
イ 個人情報保護総括責任者は、個人情報の保護に関する事務が円滑に行われるよう当該事務を総括し、必要な指導等を行うとともに、個人情報の管理の改善に努めるものとする。
(2) 副個人情報保護総括責任者の設置
ア 警察本部に、副個人情報保護総括責任者を置き、警務部警察相談課長(以下「警察相談課長」という。)をもって充てる。
イ 副個人情報保護総括責任者は、個人情報保護総括責任者を補佐するものとする。
(3) 個人情報保護責任者等の設置
ア 個人情報の保護に関する事務を円滑に実施するため、所属(和歌山県警察処務規程(平成22年和歌山県警察本部訓令第2号。以下「処務規程」という。)第2条第3号の所属をいう。以下同じ。)に個人情報保護責任者を置き、次席等(処務規程第2条第5号の次席等をいう。)をもって充てる。
イ 個人情報保護責任者は、次の事務を行うものとする。
(ア) 個人情報の適正な取扱い及び開示請求等についての指導、監督及び教育研修に関すること。
(イ) 個人情報を取り扱う事務の目的や性質、利用形態等を踏まえ、その取扱手続を明確にすること。
(ウ) 個人情報を複数の所属で取り扱う場合の各所属の任務分担及び責任の明確化を行うこと。
(エ) 個人情報の漏えい、滅失又は毀損等事案の発生又はそれらの兆候を把握した場合の対応に関すること。
(オ) 開示請求者、訂正請求者及び利用停止責任者(以下「請求者」という。)に対する対応についての指導に関すること。
(カ) 警務部警察相談課(以下「警察相談課」という。)、関係の所属等との連絡及び調整に関すること。
(キ) その他個人情報の保護に関し必要なこと。
ウ 個人情報保護責任者を補佐するため、所属に個人情報保護担当者を置き、所属長(処務規程第2条第3号の所属の長をいう。以下同じ。)が指定する職員をもって充てる。
なお、警察署には、課ごとに個人情報保護担当者を置くものとする。
(4) 警察相談課が行う事務
警察相談課において、次の事務を行うものとする。
ア 相談及び案内に関すること。
イ 個人情報取扱事務登録簿(以下「登録簿」という。)の備付け及び閲覧に関すること。
ウ 保有する個人情報に対する保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)、保有個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)及び保有個人情報利用停止請求書(以下「利用停止請求書」という。)の受付に関すること。
エ 保有個人情報の開示、部分開示及び非開示決定(以下「開示決定等」という。)、訂正、部分訂正及び非訂正決定(以下「訂正決定等」という。)並びに利用停止、部分利用停止及び非利用停止決定(以下「利用停止決定等」という。)の各通知書の送付に関すること。
オ 保有個人情報の開示の実施に係る事務の調整に関すること。
カ 保有個人情報が記録された公文書の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
キ 開示請求の特例(口頭による開示請求)に関すること。
ク 開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等(以下「開示・訂正・利用停止決定等」という。)又は不作為に対する審査請求の事務の調整に関すること。
ケ 和歌山県個人情報保護審議会への諮問に係る事務の調整に関すること。
コ 個人情報の取扱いに関する苦情の申出の受付及び処理に関すること。
サ その他個人情報の保護に関する事務の総括に関すること。
(5) 警察本部所属が行う事務
警察本部の各所属においては、次の事務を行うものとする。
ア 個人情報取扱事務の登録等に関すること。
イ 個人情報取扱事務における保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずること。
ウ 保有する個人情報に対する開示請求書、訂正請求書、利用停止請求書等の収受に関すること。
エ 開示請求書、訂正請求書及び利用停止請求書の補正に関すること。
オ 開示請求及び訂正請求に係る事案の移送に関すること。
カ 第三者に対する意見書提出の機会の付与等に関すること。
キ 保有個人情報の開示・訂正・利用停止決定等に関すること。
ク 保有個人情報の開示の実施に関すること。
ケ 訂正決定等及び利用停止決定等に係る訂正及び利用停止の実施に関すること。
コ 開示請求の特例(口頭による開示請求)に関すること。
サ 開示・訂正・利用停止決定等又は不作為に対する審査請求の受理に関すること。
シ 和歌山県個人情報審議会への諮問に係る必要書類の作成に関すること。
ス 審査請求に対する裁決に係る必要書類の作成に関すること。
セ 個人情報の取扱いに関する苦情の申出の受付及び処理に関すること。
(6) 警察署が行う事務
各警察署においては、次の事務を行うものとする。
ア 相談及び案内に関すること。
イ 登録簿(写し)の備付け及び閲覧に関すること。
ウ 保有する個人情報に対する開示請求書、訂正請求書及び利用停止請求書の受付に関すること。
エ 保有個人情報の開示の実施に関すること。
オ 保有個人情報が記録された公文書の写しの交付に係る費用の徴収に関すること。
カ 訂正決定等及び利用停止決定等に係る訂正及び利用停止の実施に関すること。
キ 開示請求の特例(口頭による開示請求)に関すること。
ク 開示・訂正・利用停止決定等又は不作為に対する審査請求の受理に関すること。
ケ 個人情報の取扱いに関する苦情の申出の受付及び処理に関すること。
(7) 主管課の指定
ア 保有個人情報に対する開示請求等に関する事務を適切かつ円滑に処理するため、警察相談課長は個々の開示請求等の事案ごとに、主として事務処理を行う所属(以下「主管課」という。)を指定する。
イ 主管課は、原則として次に掲げる警察本部所属の中から指定する。
(ア) 請求対象の保有個人情報を保管している所属
(イ) 請求対象の保有個人情報の内容に係る事務を所掌する所属
(ウ) 請求対象の保有個人情報の内容、性質等に応じて主管課と認められる所属
(8) 個人情報窓口の設置
個人情報の保護に関する相談及び案内、保有個人情報に対する開示請求、訂正請求及び利用停止請求(以下「開示請求等」という。)の受付その他個人情報の保護に関する事務を行うため、個人情報窓口を次のとおり設置する。
ア 警察本部における個人情報窓口は、警察相談課内の和歌山県警察情報公開コーナー(以下「情報公開コーナー」という。)に設ける。
イ 警察署における個人情報窓口は、警務課に設ける。
ウ 開示請求等の受付事務
開示請求等の受付は、情報公開コーナーにおいては警察相談課員が、警察署個人情報窓口においては警務課長又は警務係長が行うものとする。
(9) 開示請求等の受付等
ア 開示請求等の受付窓口
開示請求等は、個人情報窓口においてのみ受け付けるものとする。
なお、個人情報窓口でない所属に個人情報について問い合わせがあった場合は、当該所属における情報提供、他の制度の利用の教示等のほか、個人情報窓口への案内など適切な対応に努めるものとする。
イ 開示請求等の受付時間
開示請求等の受付時間は、午前9時から午後5時までとし、和歌山県の休日を定める条例(平成元年和歌山県条例第39号)第1条に定める県の休日は、受付を行わない。
第2 個人情報に関する安全管理措置等
1 個人情報の取扱い
個人情報の取扱いは、次の(1)から(6)に掲げる事項に留意して行うものとする。
(1) 関係法令等の遵守
ア 個人情報が記録された公文書の取扱いについては、和歌山県公安委員会公文書管理規程(平成13年和歌山県公安委員会規程第4号)又は和歌山県警察公文書管理規程(平成13年和歌山県警察本部訓令第21号。以下「警察公文管理規程」という。)を遵守すること。
また、警察情報システム等における個人情報の取扱いについては、和歌山県警察情報セキュリティ規程(平成20年和歌山県警察本部訓令第3号)を遵守すること。
イ 特定個人情報の取扱いは、行政手続における特定の個人を識別をするための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)等を遵守すること。
(2) 収集方法
ア 個人情報は、個人情報取扱事務を達成するために必要な範囲内で、適法かつ適正な方法により収集すること。
イ 個人情報は、原則として、本人に対し個人情報取扱事務の目的を明示し、本人から直接収集すること。ただし、条例第6条第3項若しくは第3項の各号又は第5項に該当する場合はこの限りではない。
ウ 特定個人情報の取扱い
(ア) 警察業務においては、個人番号カードの返還等、遺失物法(平成18年法律第73)の目的の範囲内での取扱いのほか、刑事事件の捜査において必要な場合には特定個人情報を取り扱うことができるが、収集した目的以外での利用はできない。
(イ) 給与事務担当者が個人番号関係事務のため、職員、扶養親族その他の個人に個人番号の提供を求めるときは、当該職員等に対し当該個人番号の利用目的について通知等を行うこと。
(3) 利用・提供方法
ア 利用について
(ア) 個人情報(特定個人情報を除く。)は、個人情報取扱事務の目的以外の目的のために利用しないこと。ただし、条例第12条各号に該当する場合はこの限りではない。
(イ) 個人情報は、業務上必要とする者以外の目に触れないようにすること。
(ウ) 個人情報の利用に当たって、離席時等には、机上の整理による個人情報の保護やスクリーンセーバーの作動、ログオフ又はシャットダウンによるパソコン画面上にある個人情報の保護等の適切な措置を講ずること。
(エ) 個人情報を印刷する際には、印刷機へ印刷要求した後、印刷に立ち会い、出力された印刷物は直ちに回収し、印刷機上に放置しないこと。
(オ) 個人情報が記録された公文書は、庁外に持ち出さないこと。ただし、特に必要がある場合において、あらかじめ、所属長の承認を受けたときは持ち出すことができるが、公文書は常時携帯し、紛失防止に努めること。
(カ) 特定個人情報は、本人の同意の有無にかかわらず、特定個人情報を取り扱う事務の目的外の目的のために特定個人情報を利用しないこと。ただし、条例第12条の2第2項に人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときはこの限りではない。
イ 提供について
(ア) 個人情報(特定個人情報をを除く。)は、個人情報取扱事務の目的以外の目的のために外部に提供しないこと。ただし、条例第12条各号に該当する場合はこの限りではない。
(イ) 特定個人情報は。条例第12条の2第3項に基づき、番号法第19条号のいずれかに該当する場合を除き提供してはならない。
ウ 利用及び提供について
個人情報を庁内に配布する等の利用する場合及び庁外へ提供する場合は、原則として、封緘の上、配布先等に持参する等により直接手渡すこと。
また、電磁的記録である個人情報については、原則として、電気通信回線により配布等しないこと。ただし、特に必要がある場合は、次に掲げる配布等方法によること。
(ア) 郵送等により個人情報を配布等するときは、宛先に間違いがないかを確認し、発信所属等の名称を明記した上で、二重封緘等により外部から内容物を確認できないような体裁により郵送等を行うこと。
(イ) ファクシミリの送信により個人情報を配布等するときは、業務上必要となる者以外の者に見られないよう、受信者が直ちにファクシミリ等受信文書を回収できる状態にあることを確認の上、送信すること。
(ウ) 電磁的記録である個人情報の配布等を電気通信回線により伝送等を行うときは、必要に応じて、パスワードを設定し、又は暗号化しなければならない。
(4) 保管方法
ア 個人情報は、保管する場所を定めること。
イ 個人情報の保管場所は、業務上必要とする者以外の目に触れないよう取り扱うことができる場所とし、必要があると認めるときは、施錠等行うこと。
ウ 個人情報を取り扱う執務室等を使用しないときは施錠すること。
エ パソコンのハードディスクに個人情報を記憶し、保存するときは、盗難防止のためのセキュリティワイヤーによる物理的保護管理措置がなされ、かつ、パスワード等による認証機能設定がなされたパソコンを用いること。
(5) 廃棄方法
ア 保存期間が経過した個人情報は確実かつ速やかに廃棄し、又は消去すること。
イ 個人情報が文書、図画、写真及びフィルムであるときは焼却、シュレッダーによる裁断等、判読不可能な状況にすること。
ウ 電磁的記録である個人情報は、消去ツールの使用その他の方法により完全に廃棄又は消去すること。
エ 特定個人情報の取扱い
(ア) 特定個人情報が記録された書類等は、焼却又は溶解等、個人番号を復元できない手段により廃棄すること。
(イ) 特定個人情報が記録された機器及び外部記録媒体等は、消去ツールの使用又は物理的な廃棄等、個人番号を復元できない手段により廃棄又は消去すること。
(ウ) 特定個人情報を廃棄又は消去した場合には、廃棄又は消去した記録を保存すること。ただし、記録の内容に個人番号自体は含めないこと。
(エ) 特定個人情報を廃棄又は消去する作業を委託する場合には、委託先が確実に廃棄又は消去したことについて、証明書等により確認すること。
(6) 取扱状況等の明確化
ア 個人情報取扱事務の登録等
(ア) 登録対象事務
登録の対象となる個人情報取扱事務に、条例第15条第3項、第4項及び第59条に該当する事務は除くこと。
なお、登録簿は、県民等が警察本部所属及び警察署における個人情報の取扱状況を確認できるものであるため、警察本部の所属は個人情報取扱事務について、その名称、目的、個人情報の対象者の範囲、記録項目、収集先等を登録簿(記録項目に個人番号がある事務の場合は別紙を含む。)において明確に記載するものとする。
(イ) 個人情報取扱事務の事務担当者の明確化
個人情報取扱事務については、所属において事務分担を明確にするものとする。
(ウ) 登録する事務の区分等
登録する事務の区分及び登録簿の作成又は変更を行う所属については、次のとおりとする。
a 全所属共通事務
全所属で共通に行われている事務である場合は、当該事務を統括し、又は指導する警察本部の所属
b 特定本部所属・各警察署共通事務
特定の本部所属と各警察署の課、係で共通に行われている事務である場合は、当該事務を統括し、又は指導する警察本部の所属
c 警察署(課・係)共通事務
警察署の課、係で共通に行われている事務である場合は、当該事務を所管する警察本部の所属
d 固有事務
a、b及びcのいずれにも該当しない特定の所属においてのみ行われている固有の事務である場合は、当該事務を所掌する所属
(エ) 登録簿の記入方法
別紙「個人情報取扱事務登録簿記入要領」によるものとする。
(オ) 登録の手続
所属長は、(ウ)により登録簿を作成したとき、又は登録した事項を変更した場合は、当該登録簿を警察相談課長に送付するものとする。
なお、登録した事務を廃止した場合の手続についても同様とする。
(カ) 登録簿の備付け及び閲覧
警察相談課長は、(ウ)により送付を受けた登録簿を調製し、情報公開コーナーに備え付け、一般の閲覧に供するものとする。
なお、警察署においては、登録簿の写しを備え付け、一般の閲覧に供するものとする。
イ 公文書ファイル管理簿への追記
特定個人情報を記録した公文書を編さんする公文書ファイルについては、公文書ファイル管理簿の備考欄に「特定個人情報」と追記すること。
2 個人情報を取り扱う事務の委託
個人情報を取り扱う事務の全部又は一部を委託する場合、和歌山県警察個人情報取扱事務委託基準(平成18年3月15日付け相第14号)に基づき対応し、公安委員会及び警察本部長は、委託先(再委託を含む。)に対して、公安委員会及び警察本部長が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な対応を行うこと。
3 個人情報の漏えい事案等の発生時における対応
(1) 報告体制
業務上、個人情報の漏えい、滅失又は毀損の事案の発生又は兆候を把握した者及び番号法に関する規定に違反している事実又は兆候を把握した者は、速やかに個人情報保護責任者に報告すること。
(2) 対応の手順
当該報告を受けた個人情報保護責任者は、次に掲げる対応を迅速に行うこと。
ア 二次被害の防止のための必要な措置を速やかに講じること。
イ 漏えい事案等の状況を確認し、所属長に報告すること。報告を受けた所属長は、その業務を所管する本部所属長(以下「本部所属長」という。)及び警察相談課長に報告すること。本部所属長は、主管部長を経由して、警察本部長に報告すること。
また、警察相談課長は警務部長に報告すること。
ウ 次に掲げる漏えい事案等については、関係所属と連携した対応を行うこと。
(ア) 個人情報に係る情報セキュリティインシデント事案が発生した場合
警務部情報管理課に報告の上、必要な対応を行うこと。
(イ) 番号法違反の事案等が発生した場合
特定個人情報の漏えい等の番号法違反の事案又は番号法違反のおそれたある事案の把握について報告を受けた警察相談課長は、事前に、警察庁総務課に報告の上、番号法第28条の4の規定等に基づき、個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)に報告し、必要な対応を行うこと。
(ウ) 公安委員会所管事業者における番号法違反の事案等が発生した場合
公安委員会所管事業者における番号法違反又は番号法違反のおそれがある事案の把握について報告を受けた本部所属長は、警察相談課長と協議の上、警察庁主管課に報告し(委員会への報告は警察庁が行う。)、必要な対応を行うこと。
4 教育研修
警察相談課長は、個人情報保護責任者及び個人情報を取り扱う担当者に対し、個人情報の取扱意について理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他の必要な教育研修を行うこと。
また、個人情報保護責任者は、個人情報を取り扱う担当者に対し、個人情報の適切な管理のために、教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講じること。
5 個人情報の保管等に関する点検の実施
(1) 個人情報の点検
個人情報保護責任者は、所属における個人情報が記録された機器及び外部記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を警察相談課長に報告すること。
(2) 特定個人情報の点検
所属長は、特定個人情報の適切な管理を検証するため、本要領に定める措置の状況を含む特定個人情報の適切な管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、その結果を警察相談課長に報告すること。
第3 開示請求等の事務手続
1 開示請求に係る事務
(1) 相談・案内
ア 個人情報窓口においては、来訪者から自己情報(自己を本人とする保有個人情報のことをいう。以下同じ。)について知りたいという相談があった場合、その内容により、主管課に連絡し、当該主管課の担当者等と連携して来訪者に対応するものとする。
その際、適宜、次号のような開示の方法があることを説明するものとする。
イ 保有個人情報の内容に応じた対応の選択
来訪者が求める個人情報の内容を十分聴取し、必要に応じ警察相談課その他関係の所属と調整の上、次のいずれかで対応するのが適当か判断するものとする。
(ア) 本人への情報提供
当該保有個人情報に非開示情報が含まれない場合には、来訪者が本人であることを確認の上、直接、本人に情報提供するものとする。この場合、所属の判断によるものとして、供覧、決裁等を得ておくものとする。
(イ) 条例に基づく開示請求(条例第16条第1項又は第25条第1項)
条例に基づく開示請求手続の案内を行う。
なお、口頭による開示請求ができる場合には、その旨説明する。
(ウ) 法令又は他の条例の規定による自己情報の開示(条例第26条第1項)
法令又は他の条例の規定により、条例第24条第1項本文と同一の方法(閲覧、写しの交付等)による開示ができる場合には、当該法令又は他の条例の規定により開示を受けることができる旨を説明する。
ウ 条例第59条の規定により条例の規定を適用しないもの
次に掲げる個人情報については、条例の規定((ウ)に係る個人情報については第2章から第5章、(エ)に係る個人情報については第2章第3節及び第4節の規定)が適用されないので、相談があれば、その旨説明するものとする。
(ア) 統計法(平成19年法律第53号)第2条第6項に規定する基幹統計調査及び同条第7項に規定する一般統計調査に係る調査票情報(同法第2条第11項に規定する調査票情報をいう。以下同じ。)に含まれる個人情報その他の同法第52条第1項に規定する個人情報
(イ) 和歌山県統計調査条例(平成21年和歌山県条例第22号)第2条に規定された県統計調査に係る調査票情報に含まれる個人情報
(ウ) 警察本部長の管理に属する施設において、一般の利用に供することを目的として保有する図書等に記録されている個人情報
(エ) 法律の規定により行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第58号)第4章の規定を適用しないとされている個人情報
(2) 開示請求書の受付事務
個人情報窓口における開示請求書の受付に際しては、請求者から開示請求の内容等を十分に聴取して受付事務を行うものとする。その際の留意点については、次のとおりとする。
ア 保有個人情報の開示請求であるかどうかの確認を行うこと。
イ 保有特定個人情報開示請求であるかどうかの確認を行うこと。
なお、保有特定個人情報の開示請求の場合、任意代理人からの請求が認められることとなる。
ウ 情報公開コーナーでの対応にあっては、聴取した保有個人情報等の内容により、開示請求をしようとする保有個人情報を取り扱う主管課に連絡し、原則として、当該主管課の個人情報保護責任者又は個人情報保護担当者(以下「個人情報保護責任者等」という。)の立会いを得ること。
なお、警察署個人情報窓口での対応にあっては、聴取した保有個人情報等の内容により、開示請求をしようとする保有個人情報を取り扱う課の個人情報保護担当者の立会いを得るとともに、必要に応じ、警察相談課及び警察本部の主管課と調整すること。
(3) 本人等であることの確認
ア 本人による開示請求の場合
(ア) 開示請求をしようとする者に対しては、次に掲げる本人であることを示す書類の提示又は提出を求めて、当該開示請求をしようとする者が本人であることを確認するものとする。
なお、写真が表示されていない書類にあっては、複数の書類の提示又は提出を求めて確認するものとする。
区分
書類名
写真が表示されている書類
運転免許証又は運転経歴証明書、旅券、狩猟・空気銃所持許可証、身体障害者手帳、戦傷病者手帳、宅地建物取引主任者証、電気工事士免状、在留カード(16歳以上)、特別永住者証明書(16歳以上)、無線従事者免許証、船員手帳、海技免状、住民基本台帳カード(写真付き)、個人番号カード
写真が表示されていない書類
各種健康保険の被保険者証、共済組合員証、国民年金・厚生年金の年金手帳及び年金証書、共済年金・恩給等の証書、印鑑登録証明書、在留カード(16歳未満)、特別永住者証明書(16歳未満)、住民基本台帳カード(写真なし)、その他の本人確認書類(戸籍謄本、住民票の写し等本人以外の者でも取得できる書類並びに個人番号の本人への通知及び個人番号のためにのみ発行する通知カードを除く。)
(イ) 婚姻等により開示請求をしようとする者の氏名が開示請求に係る保有個人情報の本人の氏名と異なっている場合には、戸籍謄本等その者の氏名を示す書類のほかに旧姓等を示す書類の提示又は提出を求めるなどして、その者が開示請求に係る保有個人情報の本人であることを確認するものとする。
(ウ) 本人確認に当たっては、原則として、本人であることを示す書類の原本の提示又は提出を求めるものとする。
イ 代理人による開示請求の場合
(ア) 未成年者又は成年被後見人の法定代理人から開示請求があった場合は、アにより法定代理人本人であるかどうかの確認を行うとともに、開示請求に係る保有個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び開示請求をしようとする者が本人の親権者、未成年後見人又は成年後見人であることを確認するため、次に掲げる書類の提示又は提出を求めるものとする。
  • 戸籍謄本・抄本
  • 住民票の写し(原則として、個人番号の記載のないもの。)
  • 家庭裁判所の証明書
  • 登記事項証明書
  • その他法定代理関係を示す書類
(イ) 任意代理人から開示請求があった場合は、アにより任意代理人本人であるかどうかの確認を行うとともに、開示請求に係る保有特定個人情報の本人から委任を受けていることを確認するため、次に掲げる書類の提示又は提出を求めるものとする。
なお、特定個人情報を開示請求する場合に限り、任意代理人からの開示請求をが認められる。
  • 開示請求に係る保有特定個人情報の本人の押印がある委任状及び委任状に押印した印鑑に係る印鑑登録証明書
  • その他委任による代理関係を示す書類
ウ 郵便等による開示請求の場合
(ア) 郵便等による開示請求は、原則として、認めないものとする。ただし、請求者に病気等のやむを得ない理由があり、個人情報窓口で開示請求をすることが困難であると認められる場合に限り、郵便等による開示請求を認めるものとする。この場合、本人等であることの確認は,(1)及び(2)に掲げる書類又はその写しを提出させるものとし、さらに、本人等に電話等で開示請求の意思の確認を行うなど、厳格に対応するものとする。
(イ) 条例第25条第1項による口頭による開示請求を除き、電話、口頭、ファクシミリ及び電子メールによる開示請求は、認めないものとする。
エ 死者に関する保有個人情報に係る開示請求の場合における請求要件等の確認
死者に関する個人情報であっても、次に掲げる場合にあっては、死者の遺族本人の個人情報として取り扱い、開示請求の対象として認めるものとする。
(ア) 死者である被相続人から相続した財産に関する情報についての開示請求の場合
本人であることを示す書類のほか、請求内容が当該相続財産に係るものであることを示す書類に加え、a及びbそれぞれの請求要件の有無について以下のいずれかの書類により確認するものとする。
a 死者の財産が請求者に帰属していることの確認
  • 不動産登記簿、契約書など当該財産が請求者に帰属することを証明する書類
  • 遺言書(公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの)
  • 遺産分割協議書
  • その他請求者が当該財産を相続したことを証明する書類
b 請求者が相続人であることの確認
  • 被相続人である死者及び請求者の戸籍謄本
  • その他請求者が相続人であることを証明する書類
(イ) 死者である被相続人から相続した不法行為による損害賠償請求権等に関する情報についての開示請求の場合
本人であることを示す書類のほか、請求内容が当該損害賠償請求権に係るものであることを示す書類に加え、a、b及びcそれぞれの請求要件の有無について以下のいずれかの書類により確認するものとする。
a 死者が損害賠償請求権等を取得していたことの確認
  • 示談書
  • 和解書
  • 裁判所の確定判決書
  • その他死者が損害賠償請求権等を取得していたことを証明する書類
b 請求者が損害賠償請求権等を相続したことの確認
  • 遺言書(公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの)
  • 遺産分割協議書
  • その他請求者が当該損害賠償請求権等を相続したことを証明する書類
c 請求者が相続人であることの確認
  • 被相続人である死者及び請求者の戸籍謄本
  • その他請求者が相続人であることを証明する書類
(ウ) 近親者固有の慰謝料請求権や遺贈など、死者の死に起因して、相続以外の原因により請求者が取得した権利義務に関する情報についての開示請求の場合
本人であることを示す書類のほか、請求内容が当該権利義務に係るものであることを示す書類に加え、以下のいずれかの書類により請求要件の有無について確認するものとする。
  • 示談書
  • 和解書
  • 裁判所の確定判決書
  • その他請求者が当該権利義務を取得したことを証明する書類
  • 遺贈により請求者が取得した権利義務であることを証明する遺言等
(エ) 死亡した時点において未成年であった自分の子に関する情報についての開示請求の場合
本人であることを示す書類のほか、未成年で死亡した子の親権者であったことを、以下のいずれかの書類により確認するものとする。
  • 戸籍謄本
  • その他未成年で死亡した子の親権者であったことを証明する書類
(4) 開示請求書の受付に当たっての留意事項
開示請求書の受付に際しては、おおむね次の事項に留意するものとする。
ア 請求は、1件につき1枚の請求書で行うことを原則とし、請求する保有個人情報の内容が「県警察の保有する私に関する一切の個人情報」というようなものである場合には、保有個人情報の特定が著しく困難であるので、特定でき得るような内容とするよう指導するものとする。
なお、保有個人情報の特定に当たっては、例えば、表彰者リストに登載されている自己情報についての開示請求があった場合など、開示を求められている保有個人情報が存在するか否かを答えるだけで非開示情報を開示することとなる場合があることに留意する必要がある。
イ 開示請求に係る保有個人情報が存在しないとき、又は当該保有個人情報が開示請求の対象とならないときは、その旨説明する等適切に対応するものとする。
ウ 請求者が身体の障害等により、自ら開示請求書を作成することが困難な場合は、個人情報窓口又は主管課の担当者が代筆をするなど適当な方法により対応するものとする。
なお、代筆した場合は、開示請求書の余白にその旨を付記するものとする。
エ 請求者に対する説明
個人情報窓口の担当者(以下「窓口担当者」という。)は、開示請求書の写しを請求者に交付する際は、次の事項を説明するものとする。
(ア) 開示決定等の期限
a 受付の翌日から起算して、原則として15日以内に開示決定等がなされること。
b やむを得ない理由があるときは、受付の翌日から起算して60日を限度として決定期間を延長することがあること。
c 開示請求に係る保有個人情報が著しく大量である場合には、受付の翌日から起算して、60日以内に相当の部分について開示決定等をし、残りの部分については、相当の期間内に開示決定等をすることがあること。
d これら15日又は60日の期限には、決定通知書の送付に要する日数を含まないこと。
(イ) 開示決定等は、文書で通知すること。
(ウ) 開示する場合の閲覧等の日時及び場所は、保有個人情報開示決定通知書(以下「開示決定通知書」という。)及び保有個人情報部分開示決定通知書(以下「部分開示決定通知書」という。)で示すこと。
(エ) 保有個人情報が記録されている公文書の写し(複写したものその他これに類するものを含む。以下同じ。)の交付には、費用の負担が必要であること。
(オ) 満15歳以上の未成年者の法定代理人からの開示請求にあっては、開示請求書の提出に本人が同行している等本人の意思確認が即座に確認することができる場合を除き、後日、開示についての本人の意思を確認する場合があること。
(カ) 代理人による開示請求の場合において、保有個人情報の開示決定等の通知を受ける前又は保有個人情報の開示を受ける前に代理人の資格を喪失したときは、直ちに書面でその旨を届け出る必要があること。
(5) 開示請求書の各欄(請求者分)の記載に当たっての留意事項
窓口担当者は、請求者が開示請求書を作成するに際しては、次の事項に留意するよう指導するものとする。
ア 「宛先」欄
公安委員会が保有している保有個人情報については「和歌山県公安委員会」、警察本部長が保有している保有個人情報については「和歌山県警察本部長」と記載してもらうこと。
イ 「氏名」、「住所又は居所」及び「連絡先」欄
(ア) 「氏名」欄には、請求者の氏名を記載するものであるが、請求者である代理人が法人の場合は、当該法人の名称及び代表者の氏名を記載してもらうこと。
(イ) 「住所又は居所」欄の記載は、請求者が保有個人情報の本人又はその代理人であるかどうかの確認や決定通知書の送付先となることから、正確に記載してもらうこと。
なお、請求者である代理人が法人である場合には、当該法人の主たる事務所の所在地を記載してもらうこと。
(ウ) 押印は、必要としない。ただし、請求者である代理人が法人のときは、当該法人の代表者印を押印してもらうこと。
(エ) 電話番号については、請求者に確実かつ迅速に連絡可能な番号(自宅、勤務先等のもの)を記載してもらうこと。
ウ 「開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄
開示請求の対象となる保有個人情報を特定するためのものであるから、保有個人情報を特定できるよう具体的に記載してもらうこと。
【記載例】
○○課の○○事務に係る○○台帳に記載されている私の情報
○○年度の○○名簿に記載されている私の情報
エ 「求める開示の実施の方法」欄
請求者が希望する方法の□内にチェックしてもらうこと。
なお、録音カセットテープ、ビデオカセットテープ、フレキシブルディスクカートリッジ(フロッピー・ディスク)等に複写したものの交付を求める場合は、同欄の2の「□写しの交付□その他」の□内にチェックをし、さらに( )内に具体的にその内容を記載してもらうこと。
オ 「請求者」欄
代理人が開示請求する場合に、開示請求に係る保有個人情報の本人の状況について、□内にチェックしてもらい、本人が未成年者の場合には、さらに生年月日を記載してもらうこと。
カ 「本人の氏名及び住所」欄
開示請求に係る保有個人情報の本人の氏名及び住所を記載してもらうこと。
(6) 開示請求書の各欄(窓口担当者分)の記載に当たっての留意事項
ア 「請求者本人の確認」欄
窓口担当者は、請求者が本人であることの確認を行った書類について、□内にチェックし、「その他」に該当する場合は、( )内に当該書類の名称を記載するものとする。
なお、確認を行った証拠として、余白部分に運転免許証の番号等、確認を行った書類に表示されている記号、番号等を請求者の同意を得て記載しておくものとする。ただし、個人識別が可能な記号、番号(個人番号を除く。)等の表示がない場合等において、必要があると認めるときは、請求者の同意を得て、当該書類の写しを取り、請求書に添付するものとする。当該書類は個人番号の記載がないもを原則とするが、やむを得ず当該書類に個人番号の記載があるものの写しをとる場合には、当該記載箇所をマスキング措置等したものを提出するよう求めること。
イ 「法定代理人の資格確認」及び「任意代理人の資格確認」欄
窓口担当者は、請求者が法定代理人又は任意代理人であることの確認を行った書類について、□内にチェックし、「その他」に該当する場合は、( )内に当該書類の名称を記載するものとする。
なお、確認を行った証拠として、請求者の同意を得て、当該書類の写しを取り、請求書に添付するものとする。当該書類は個人番号の記載がないものを原則とするが、やむを得ず当該書類に個人番号の記載があるものの写しをとる場合には、当該記載箇所をマスキング措置等したものを提出するよう求めること。
ウ 「窓口受付」欄
個人情報窓口において受付印を押印するものとする。
なお、警察署で受け付けた場合は、警察相談課に請求内容等を連絡するものとする。
(7) 開示請求書の補正手続
ア 補正通知書の作成・決裁
個人情報窓口で、請求者が補正に応じないまま開示請求書が提出された場合などで、保有個人情報を特定するに足りる事項の記載が不十分であるなど開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、主管課は、保有個人情報開示(訂正・利用停止)請求書補正通知書(以下「補正通知書」という。)を作成し、主管部長を経由して警察相談課長、関係所属長、警務部長及び関係部長に合議の上、警察本部長(公安委員会に対する開示請求にあっては、公安委員会)の決裁を得るものとする。
イ 補正通知書の送付
決裁を得た主管課は、補正通知書及び開示請求書の写しを警察相談課に送付し、警察相談課は、当該補正通知書等を請求者に送付するものとする。
なお、補正通知書により補正を求めたにもかかわらず、補正に応じない場合は、不適法な開示請求として非開示決定を行うものとする。
ウ 補正通知書作成時の留意事項
補正通知書の「補正を要する事項」欄は、開示請求書のどの部分に不備があるため補正を必要とするかを具体的かつ明確に記載するとともに、請求者が正確に補正できるよう情報提供等を行うものとする。
エ 補正回答の連絡
主管課は、請求者から補正の回答があった場合は、警察相談課に連絡するものとする。
(8) 受付後の開示請求書の取扱い
ア 開示請求書の写しの交付
個人情報窓口で開示請求書を受け付けた場合は、受付印の中央に整理番号を記載した上、請求者に開示請求書の写しを交付するものとする。
イ 主管課への開示請求書の送付
窓口担当者は、請求書の「担当所属」欄に主管課名を記載し、次により開示請求書を主管課に送付するものとする。
(ア) 情報公開コーナーで受け付けた開示請求書
警察相談課において写しを保管するとともに、原本を主管課に、写しを開示請求に係る保有個人情報の内容等に関係する所属(警察署を含む。以下「関係所属」という。)に送付するものとする。
(イ) 警察署個人情報窓口で受け付けた開示請求書
当該警察署において写しを保管するとともに、原本を主管課に、写しを警察相談課及び関係所属に送付するものとする。
(9) 保有個人情報開示請求等処理簿への登載
警察相談課は、窓口担当者からの連絡に基づき、保有個人情報開示請求等処理簿(別記様式第1号)に必要事項を登載して、年次別の一連番号による整理番号を付与し、窓口担当者に連絡するものとする。
2 開示決定等の手続
(1) 主管課での開示請求書の収受
ア 開示請求書の送付を受けた主管課は、「担当所属受付」欄に受付印を押印し、警察公文書管理規程に定める収受の手続を行うものとする。
イ 開示請求書の受理報告
(ア) 主管課は、主管部長を経由して警察本部長(公安委員会に対する開示請求にあっては、公安委員会)に報告するものとする。
(イ) 警察相談課は、警務部長に報告するものとする。
(2) 開示決定等に当たっての留意事項
主管課は、開示決定等の判断を行うに際し、関係所属及び警察相談課と協議の上、次の事項に留意して開示請求に係る保有個人情報の内容を審査し、条例第18条各号に掲げる非開示情報該当性を検討するものとする。
ア 非開示とする旨の決定に当たっては、非開示とする理由を十分に検討すること。この場合において、複数の非開示情報に該当する場合もあるので重層的な検討も行うこと。
イ 未成年者の法定代理人からの開示請求については、当該開示請求に係る保有個人情報の内容、性質等からみて、開示することにより、明らかに当該未成年者の権利利益を侵害するおそれがある場合を除き、必要に応じ、当該未成年者に開示に対する意思の確認を相当の期間(おおむね2週間程度)を定めて、確認書(別記様式第2号)で行うものとし、確認書の回答期限までに回答がない場合は、本人の同意がないものとして取り扱うこととする。この場合、民法上、縁組をする意思能力(民法第797条)及び遺言をする能力(民法第961条)を有するのは、満15歳以上とされていることを考慮して、満15歳以上の未成年者に係る開示請求の場合には、当該未成年者本人の意思を確認するものとする。
なお、意思の確認を行うに当たっては、法定代理人と当該未成年者との間で無用のトラブルが生じることのないよう十分配慮すること。
ウ 請求に係る保有個人情報に県、国、独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人、地方公社及び請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、3の「第三者に関する情報の取扱い」により、必要に応じ、事前に第三者の意見を聴くべき場合があること。
エ 請求に係る保有個人情報が存在することを答え、又は存在しないことを答えるだけで、条例第18条各号に掲げる非開示情報を開示することとなるときは、保有個人情報の存否を明らかにせず非開示決定を行うこと。
(3) 決定通知書の決裁等
ア 決定通知書の作成・決裁
開示決定等を判断した主管課は、決定通知書を作成し、主管部長を経由して警察相談課長、関係所属長、警務部長及び関係部長に合議の上、警察本部長(公安委員会に対する請求にあっては、公安委員会)の決裁を得るものとする。
イ 決定通知書の送付
決裁を得た主管課は、決定通知書を警察相談課に送付し、警察相談課は、当該決定通知書を請求者に送付するものとする。
(4) 各決定通知書の作成時の留意事項
ア「開示請求に係る保有個人情報の内容」欄及び「非開示決定した保有個人情報の内容」欄
開示決定等をした保有個人情報の具体的な内容を記載すること。
イ 「開示する保有個人情報の個人情報取扱事務の目的」欄
開示決定等をした保有個人情報の個人情報取扱事務の目的を登録簿の記載事項を参考にするなどして、明確かつ簡潔に記載するものとする。
ウ 「開示の日時」欄
決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、また、必要に応じ事前に請求者の意向を聴取するなど請求者の利便を考慮して、到達予定日から数日経過した日の通常の勤務時間内の時刻を指定するものとする。
エ「開示の場所」欄
原則として、情報公開コーナーを指定する。ただし、請求者の利便性、対象文書の保管場所等の事情により、警察本部の分庁舎、警察署等の警察施設を指定することができる。
オ 「開示の実施の方法」欄
開示決定等した保有個人情報の種別に応じた開示の実施の方法を記載すること。
カ 「開示しない部分」欄
保有個人情報の開示しない部分について、請求者に理解できるよう、かつ、当該保有個人情報の内容が判明しないように留意して記載すること。
キ 「上記部分を開示しない理由」欄及び「非開示とした理由」欄
(ア) 条例第18条各号いずれの号に該当するかを記載し、複数の非開示情報に該当する場合には、該当する号すべてを記載すること。
(イ) 非開示情報に該当する理由について具体的に記載し、複数の非開示情報に該当する場合には、該当する号ごとに理由を記載すること。
ク 「保有個人情報開示請求書に記載された保有個人情報の内容等」欄
請求者が開示請求書に記載した保有個人情報を特定するに足りる事項等を記載すること。
ケ 「開示請求を拒否する理由」欄
開示請求に係る保有個人情報の存否を明らかにしない範囲内で理由を記載すること。
コ 「開示請求に係る保有個人情報を保有していない理由」欄
保有個人情報非開示決定通知書に記載されている選択肢の中から選択し、「3その他」を選択した場合は、( )内にその理由をわかりやすく具体的に記載すること。
サ 「担当所属」欄
主管課名及び電話番号を記載すること。
(5) 開示決定等の期間の起算日
開示決定等は、個人情報窓口において開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内(決定期間延長後の開示決定等は60日以内)に行わなければならない。ただし、補正手続に要した日数は、期間に算入しないものとする。
(6) 開示決定等決定期限の延長
ア 決定期限の延長の起算日
やむを得ない理由により、開示決定等の期間を延長するときは、個人情報窓口において開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に決定しなければならない。ただし、補正手続に要した日数は、期間に算入しない。
イ 保有個人情報開示決定等期限延長通知書の作成
主管課は、保有個人情報開示決定等期限延長通知書(以下「開示決定等期限延長通知書」という。)を作成し、主管部長を経由して警察相談課長、関係所属長、警務部長及び関係部長に合議の上、警察本部長(公安委員会に対する請求にあっては、公安委員会)の決裁を得るものとする。
ウ 開示決定等期限延長通知書の送付
決裁を得た主管課は、開示決定等期限延長通知書を警察相談課に送付し、警察相談課は、当該開示決定等期限延長通知書を請求者に送付するものとする。
エ 開示決定等期限延長通知書の作成時の留意事項
(ア) 「開示請求のあった保有個人情報の内容(等)」欄
開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄に記載された内容を記載すること。
(イ) 「延長後の期間」欄
開示請求書を受け付けた日の翌日から延長後の開示決定期限までの日数を記載する。ただし、補正手続に要した日数は、期間に算入しない。
(ウ) 「延長後の開示決定等期限」欄
決定期間を延長した後の決定期限(開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内)を記載すること。
(エ) 「延長の理由」欄
やむを得ない理由をできるだけ具体的に記載すること。
(オ) 「担当所属」欄
主管課名及び電話番号を記載すること。
(7) 開示決定等の期限の特例の適用
ア 特例適用の起算日
開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示決定等の期限の特例を適用するときは、個人情報窓口において開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して、15日以内に決定しなければならない。ただし、補正手続に要した日数は期間に算入しないものとする。
イ 保有個人情報開示決定等期限特例適用通知書の作成
主管課は、保有個人情報開示決定等期限特例適用通知書(以下「開示決定等期限特例通知書」という。)を作成し、主管部長を経由して警察相談課長、関係所属長、警務部長及び関係部長に合議の上、警察本部長(公安委員会に対する請求にあっては、公安委員会)の決裁を得るものとする。
ウ 開示決定等期限特例通知書の送付
決裁を得た主管課は、開示決定等期限特例通知書を警察相談課に送付し、警察相談課は、当該開示決定等期限特例通知書を請求者に送付する。
エ 開示決定等期限特例通知書の作成時の留意事項
(ア) 「開示請求のあった保有個人情報の内容(等)」欄
開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄に記載された内容を記載すること。
(イ) 「和歌山県個人情報保護条例第22条の2の規定を適用することとした理由」欄
60日以内に開示・非開示を決定することができない理由を具体的に記載すること。
(ウ) 「開示決定等をする期限」欄
開示請求のあったすべての保有個人情報について、開示決定等をすることのできる期限を記載し、( )内には、請求のあった保有個人情報の相当部分について開示決定等を行う期限を記載すること。
(エ) 「担当所属」欄
主管課名及び電話番号を記載すること。
(8) 事案の移送の手続
ア 事案の移送をする場合
開示請求に係る保有個人情報が他の実施機関から提供されたものである場合や他の実施機関に開示決定等の判断を委ねることが適当であると認めるときは、事案の移送を行うものとする。
イ 事案の移送に際しての留意事項
移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送先実施機関がしたものとみなされる。特に、開示決定等の期限は、請求者が移送した実施機関に開示請求した日の翌日から起算する(移送に要する日数も算入される。)ことから、開示決定等の検討期間が実質的に短くなることに留意すること。
ウ 他機関への移送手続
(ア) 移送の協議
主管課は、他の実施機関に事案を移送しようとするときは、警察相談課と調整の上、当該他の実施機関(以下「移送先」という。)と移送の協議を行うものとする。
(イ) 移送通知書等の作成
移送の協議が整ったときは、主管課は、移送先に対して移送を行う旨の書面及び請求者に対する保有個人情報開示請求事案移送通知書(以下「移送通知書」という。)を作成し、主管部長を経由して警察相談課長、関係所属長、警務部長及び関係部長に合議の上、警察本部長(公安委員会に対する請求にあっては、公安委員会)の決裁を得るものとする。
(ウ) 移送通知書等の送付
決裁を得た主管課は、移送を行う旨の書面及び移送通知書を警察相談課に送付し、警察相談課は、移送を行う旨の書面を移送先に、移送通知書を請求者にそれぞれ送付するものとする。
エ 移送通知書の作成上の留意事項
(ア) 「保有個人情報開示請求書に記載された保有個人情報の内容(等)」欄
開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄に記載された内容を記載すること。
(イ) 「移送年月日」欄
事案を移送した年月日を記載すること。
(ウ) 「移送先の実施機関」欄
移送先の実施機関名、担当所属名、担当者名、所在地及び電話番号を記載すること。
(エ) 「移送の理由」欄
移送先において開示決定等を行うことが適当である理由を具体的に記載すること。
オ 他機関からの移送手続
(ア) 主管課は、他の実施機関から事案の移送に関する協議の連絡を受けたときは、警察相談課と調整の上、当該他の実施機関と移送の協議を行うものとする。
(イ) 主管課は、移送の協議が整い、当該他の実施機関から移送を行う旨の書面を受けたときは、開示請求書の受付手続と同様の事務手続を行うものとする。
(9) 請求の対象とならない保有個人情報に対する開示請求等の取扱い
次に掲げる開示請求の場合は、主管課は適法でない開示請求として取り扱い、非開示決定を行うものとする。
ア 条例第59条(適用除外)に規定されている個人情報に対する開示請求の場合
イ 開示請求書に形式上の不備があり、補正を求めても補正されなかった場合
ウ 自己情報として認められない保有個人情報に対する開示請求の場合
3 第三者に関する情報の取扱い
(1) 第三者に関する情報に係る意見書の提出
第三者に関する情報が記録されている保有個人情報について開示請求があった場合、主管課は、開示決定等を慎重かつ的確に行うために必要と認めるときは、警察相談課と調整の上、事前に第三者に意見書を提出する機会を与えるものとする。
(2) 意見照会の手続
ア 保有個人情報開示請求に関する意見照会書の作成・決裁
主管課は、保有個人情報開示請求に関する意見照会書(以下「意見照会書」という。)を作成し、主管部長を経由して警察相談課長、関係所属長、警務部長及び関係部長に合議の上、警察本部長(公安委員会に対する請求にあっては、公安委員会)の決裁を得るものとする。
イ 意見照会書の送付
決裁を得た主管課は、意見照会書を警察相談課に送付し、警察相談課は、当該意見照会書を第三者に送付するものとする。
ウ 意見照会書の作成時の留意事項
(ア) 「開示請求に係る保有個人情報が記録されている公文書の名称」欄
開示請求された保有個人情報が記録されている公文書の名称を記載するものとする。ただし、当該公文書の名称を記載することにより請求者が識別される場合には、当該公文書の内容を記載すること。この場合、請求者の個人としての識別性を消去するなど当該請求者の権利利益の保護に十分留意すること。
(イ) 「開示請求の年月日」欄
開示請求書に記載された年月日を記載すること。
(ウ) 「上記保有個人情報に含まれている(あなた、貴団体等)に関する情報の内容」欄
開示請求された保有個人情報に含まれている第三者の情報の内容を具体的に記載すること。
(エ) 「意見書の提出先(担当所属)」欄
主管課及び電話番号を記載すること。
(オ) 「意見書の提出期限」欄
開示決定等の期限を考慮し、また、必要に応じ事前に第三者に意見書提出に要する期間を確認して、意見書を提出する期限を記載すること。
(3) 意見書内容の記録
主管課は、保有個人情報の開示に関する意見書の提出を受けた場合には、当該意見書を保有個人情報の開示決定等に係る起案文書に添付するとともに、その写しを警察相談課に送付するものとする。
(4) 第三者への通知の手続
ア 通知
意見書により、開示に反対の意思が表示された第三者に関する情報について、開示決定をする場合は、第三者の争訟を提起する機会を確保するため、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かねばならない。この場合、審査請求を提起するのみでは開示の実施は停止されず(行政不服審査法(平成26年法律第68号第25条第1項)、開示の実施を停止するためには審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨(行政不服審査法第25条第2項))を当該第三者に対して説明するものとする。
なお、当該第三者から開示に反対の意思が表示されていない場合や非開示とする場合は、開示決定等を行った旨を口頭で通知することができるものとする。
イ 保有個人情報の開示決定に係る通知書の作成
主管課は、保有個人情報の開示決定に係る通知書を作成し、主管部長を経由して警察相談課長、関係所属長、警務部長及び関係部長に合議の上、警察本部長(公安委員会に対する請求にあっては、公安委員会)の決裁を得るものとする。
ウ 保有個人情報の開示決定に係る通知書の送付
決裁を得た主管課は、保有個人情報の開示決定に係る通知書を警察相談課に送付し、警察相談課は、当該保有個人情報の開示決定に係る通知書を意見書を提出した第三者に送付するものとする。
エ 保有個人情報の開示決定に係る通知書の作成上の留意事項
(ア) 「開示決定した保有個人情報の内容」欄
保有個人情報開示請求に関する意見照会書に記載した保有個人情報の内容を記載すること。
(イ) 「開示することとした理由」欄
意見書に記載された意見について見解を示した上、開示することとした理由を具体的に記載すること。
(ウ) 「開示を実施する日」欄
保有個人情報開示決定通知書に記載した開示の年月日を記載すること。
(エ) 「担当所属」欄
主管課及び電話番号を記載すること。
4 保有個人情報の開示の実施の方法
(1) 請求者への対応
ア 情報公開コーナー
(ア) 主管課の準備
主管課の個人情報保護責任者等は、開示を実施する日時に、開示に係る公文書等を情報公開コーナーに持参するなど、所要の準備を行うものとする。
(イ) 請求者の確認
窓口担当者は、請求者に開示決定通知書又は部分開示決定通知書の提示を求め、請求者であることの確認を行う。請求者本人等であることの確認は、第3の1の(3)に定める「本人等であることの確認」の場合と同様の方法により行うものとする。
(ウ) 閲覧時の留意事項の説明
窓口担当者は、請求者に対し、開示に係る保有個人情報が記録されている公文書を改ざんし、破損し、又は汚損するおそれがあると認められるときには、当該公文書の閲覧の中止を命じる場合があることを説明しておくものとする。
(エ) 保有個人情報開示請求等処理簿への記載
窓口担当者は、(イ)の請求者の確認で本人等であることの確認を行った内容を保有個人情報開示請求等処理簿「開示の実施の際の請求者本人の確認」欄及び「開示の実施の際の法定代理人の資格確認」欄に記入、記載等するものとし、また、「開示を行った日」欄に開示を実施した年月日を記載するものとする。
イ 警察署個人情報窓口
情報公開コーナーの場合に準じて対応するものとする。ただし、アの(エ)の保有個人情報開示請求等処理簿への記載に関する事項については、開示の実施時に確認した内容等を警察相談課に連絡するものとする。
(2) 保有個人情報の閲覧、聴取及び視聴の中止
保有個人情報の閲覧、聴取及び視聴をする者が、当該保有個人情報が記録されている公文書を改ざんし、破損し、又は汚損するおそれがあると認められるときは、規則第11条第9項の規定により、当該保有個人情報の閲覧等の中止又は禁止を命じるものとする。
(3) 開示の実施の方法
ア 開示当日における写しの交付請求
開示請求時に写しの交付を希望せず、開示当日に写しの交付を希望したときは、写しの交付申出書の提出を求めるものとする。
なお、このような場合に対応できるように主管課は、開示決定を行う際、常に写しの交付の可否についても同時に決裁を取っておくものとする。
イ 写しの作成に係る費用負担額の提示
保有個人情報が記録された公文書の写しの作成については、原則として、規則でその費用の額を金額で定めているものについてはその額による負担予定額を、金額で定めていないものについては単価契約等による負担予定額又は負担見積額を請求者に提示し、事前に負担の了承を得た上で、写しを作成するものとする。
ウ 文書、図画又は写真に記録されている保有個人情報の開示
(ア) 文書、図画又は写真に記録されている保有個人情報の閲覧の方法は、原則として、当該保有個人情報が記録されている文書、図画又は写真の原本の当該保有個人情報に係る部分を閲覧させるものとする。ただし、原本を閲覧させることにより、当該文書等の保存に支障が生じるおそれがあると認めるとき、部分開示をするときその他正当な理由があるときは、その写しを閲覧させるものとする。
(イ) 開示請求に係る保有個人情報以外の情報が同一ページに記録されているような場合は、当該情報の部分を遮へい物で覆って複写機で複写(白抜き)したものを閲覧させるものとする。
(ウ) 写しを交付するときは、複写機により作成するものとする。この場合において用紙の規格は、日本工業規格A列3番、A列4番、B列4番又はB列5番とする。
なお、文書、図画又は写真がカラーの場合は、カラーによる写しの交付を希望するかどうかを請求者に確認し、希望する場合はカラーによる写しの交付を実施するものとする。この場合、カラー複写機を備え付けていない主管課及び警察署は、警察相談課を通じて写しを作成するものとするが、主管課及び警察署においては、当該保有個人情報が記録された公文書等を庁外に持ち出すこととなるので、あらかじめ、公文書管理規程第53条第3号に定める承認を受けておくものとする。
エ フィルム(カの場合を除く。)に記録されている保有個人情報の開示
(ア) フィルムに記録されている保有個人情報の閲覧又は視聴の方法は、原則として、当該保有個人情報が記録されているフィルムの原本の当該保有個人情報に係る部分を専用機器により映写し、又は再生したものを閲覧又は視聴させるものとする。ただし、写真フィルムについては、印画紙に印画したものを閲覧させ、マイクロフィルム、写真フィルム、スライドフィルム及び映画フィルム以外のフィルムについては、警察本部長が適当と認める方法により閲覧又は視聴させるものとする。
なお、原本を閲覧又は視聴させることにより、当該フィルムの保存に支障が生ずるおそれがあると認めるとき、部分開示するときその他正当な理由があるときは、その複写したもの、印画紙に印画したもの又は用紙に印刷したものを閲覧又は視聴させるものとする。
(イ) マイクロフィルム、写真フィルム及びスライドフィルムにおいて、開示請求に係る保有個人情報以外の情報が同一ページ又は同一葉に記録されているような場合は、印画紙に印画したもの(マイクロフィルムの場合は、用紙に印刷したもの)の当該情報の部分を遮へい物で覆って複写機で複写(白抜き)したものを閲覧させるものとする。
映画フィルムにおいて、開示請求に係る保有個人情報以外の情報が同一巻に記録されているような場合は、開示請求に係る保有個人情報の部分のみを抜粋してビデオカセットテープに複写したものを視聴するものとする。
マイクロフィルム、写真フィルム、スライドフィルム及び映画フィルム以外のフィルムにおいて、開示請求に係る保有個人情報以外の情報が同一ページ、同一葉等に記録されているような場合は、警察本部長が適当と認める方法により閲覧又は視聴させるものとする。
(ウ) 保有個人情報が記録されているフィルムを複写したものの交付は、原則として、印画紙に印画したものを交付するものとする。ただし、マイクロフィルムについては、用紙に印刷したものを、映画フィルムについてはビデオカセットテープに複写したものを交付し、マイクロフィルム、写真フィルム、スライドフィルム及び映画フィルム以外のフィルムについては、警察本部長が適当と認める方法により複写したものを交付するものとする。
オ 電磁的記録(カの場合を除く。)に記録されている保有個人情報の開示
(ア) 電磁的記録に記録されている保有個人情報の閲覧、聴取又は視聴の方法は、原則として、当該保有個人情報が記録されている電磁的記録の原本の当該保有個人情報に係る部分を専用機器により再生したものを閲覧、聴取又は視聴させるものとする。ただし、電磁的記録のうち録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスク以外の電磁的記録については、用紙に出力したものを閲覧させることができる。
(イ) 録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスクにおいて、開示請求に係る保有個人情報以外の情報が同一巻又は同一枚に記録されているような場合は、開示請求に係る保有個人情報の部分のみを抜粋して録音カセットテープ又はビデオカセットテープに複写したものを聴取又は視聴するものとする。
録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスク以外の電磁的記録において、開示請求に係る保有個人情報以外の情報が同一ページに記録されているような場合は、用紙に出力したものを当該情報の部分を遮へい物で覆って複写機で複写(白抜き)したものを閲覧させるものとする。
(ウ) 写しの交付は、録音テープ又は録音ディスクについては、録音カセットテープに複写したものを、ビデオテープ又はビデオディスクについては、ビデオカセットテープに複写したものを交付し、録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスク以外の電磁的記録については、用紙に出力したものを複写機により用紙に複写したもの又はフレキシブルディスクカートリッジ(フロッピー・ディスク)その他の電磁的記録媒体に複写したものを交付するものとする。
カ スライドフィルム及び当該スライドフィルムの内容に関する音声を記録した録音テープに記録されている保有個人情報の開示
(ア) 視聴により開示を実施するときは、専用機器により再生したものを視聴させることとする。
(イ) 開示請求に係る保有個人情報以外の情報が同一葉又は同一巻に記録されているような場合は、スライドフィルムについてはエの(イ)の方法により閲覧させ、録音テープについてはオの(イ)の方法により聴取させるものとする。
(ウ) 写しの交付は、ビデオカセットテープに複写したものを交付することとする。
キ 保有個人情報が記録された公文書の写しの交付は、請求1件につき1部とする。
ク 保有個人情報が記録されている公文書の写しの作成に要する費用の徴収は、原則として開示場所の個人情報窓口において行うものとする。
ケ 保有個人情報が記録されている公文書の写しの作成に要する費用は前納とし、現金により徴収するものとする。
なお、費用の徴収は、原則として個人情報窓口において、警察相談課員又は警察署会計課員が行うものとする。
コ 保有個人情報が記録されている公文書の写しの交付に係る事務処理
(ア) 当該保有個人情報が記録されている公文書の写しの該当する部分を請求者に確認すること。
(イ) 写しのページ数、記録量及びそれに伴う費用を計算し、請求者に確認すること。
(ウ) 写しを作成する場合、拡大又は縮小しての作成及び複数のページの文書を合成して1枚の写しを作成することは、原則として行わず、用紙の両面に複写する場合は、片面を1枚として額を算定すること。
なお、電磁的記録を用紙に出力したものを複写機により用紙に複写する場合も同様とする。
(エ) 写しの作成に要した費用を徴収後、領収証書及び当該保有個人情報が記録されている公文書の写しを交付すること。
(オ) 徴収金の収納事務は、財務関係諸規程の定めるところにより行うこと。
サ 郵便等による写しの交付
(ア) 郵便等による写しの交付は、原則として認めないものとする。
なお、病気等のやむを得ない理由により個人情報窓口で開示を受けることが困難であると認められた場合に限り、郵便等による写しの交付を認めるものとする。この場合、本人等に電話等で郵便等による写しの交付についての意思の確認を行うものとする。
(イ) 送付先は、開示請求書に記載された住所とする旨を意思の確認を行うときに説明するものとする。
(ウ) 送付方法は、親展扱いで行うが、家族等が開封することも想定されるので、請求者にあらかじめ本人限定郵便による方法を選択できる旨を伝えるものとする。
郵便等に係る費用は、請求者の負担とし、写しの作成に要する費用及び郵便等に係る費用が納付された後に送付するものとする。
5 保有個人情報の部分開示
(1) 部分開示の判断
ア 有意義な情報の残存性の検討
部分開示の規定は、原則公開の理念から設けられたもので、非開示情報が記録されている部分が容易に区分して除ける場合には、その残りの部分については開示しなければならない。ただし、非開示部分を除いた情報が有意なものでないときはこの限りではない。
なお、有意性の判断については客観的に行うものとする。
イ 非開示情報の分離の容易性の検討
非開示情報が記録されている部分と残りの部分とを容易に区分して除くことができるか否かの判断については、その区分けが困難かどうかだけでなく、区分けは容易であるがその部分の分離が技術的に困難かどうかもその判断基準となるので、その非開示情報が存在している状態、部分開示のために必要な当該保有個人情報が記録されている公文書の写しの作成に要する作業内容等についても検討を行い判断するものとする。
なお、請求者以外の個人に係る保有個人情報については、その個人識別要素を除去することにより、誰の情報であるか分からなくなる場合は、請求者に開示しても当該個人の権利利益が害されるおそれがないため、部分開示するものとする。
(2) 部分開示の実施の方法
文書、図画又は写真に記録されている保有個人情報の部分開示をするに当たり、非開示部分を分離する方法は、おおむね次によるが、当該非開示部分の記載の状況、添付資料等の製本の仕方などによって、個別に判断するものとする。
ア 非開示部分がページ単位であるとき
(ア) 開示部分だけを複写機で複写する。
(イ) 非開示部分をクリップで挟み閉鎖する。
(ウ) 非開示部分に袋を掛けて閉鎖する。ただし、取外しが可能なものは、非開示部分を取り外して開示部分だけを閲覧させる。
イ 開示部分と非開示部分とが同一ページに記録されているとき
(ア) 保有個人情報が記録されている公文書を複写機で複写し、非開示部分をマジック等により黒く塗りつぶし、それを再度、複写機で複写する。
(イ) 非開示部分が広範囲である場合などは、当該非開示部分を遮へい物で覆って複写機で複写した上で□で囲み、斜線等により非開示部分であることを表示することができる。
(3) フィルム及び電磁的記録に記録されている保有個人情報の部分開示の方法
規則第11条第6項の警察本部長が別に定める方法(フィルム及び電磁的記録に記録されている保有個人情報の非開示情報が含まれている場合の開示の実施の方法)は、次のとおりとする。
ア フィルム(ウの場合を除く。)の部分開示方法
(ア) 専用機器によって映写したものにより開示する場合は、非開示部分をカットした複製物を作成し、それを閲覧させるなど非開示部分を容易に区分して除くことができる範囲で開示するものとする。
(イ) 印画紙に印画したもの又は用紙に印刷したものにより開示する場合は、文書、図画及び写真の部分開示の方法と同様の処理を行うものとする。
イ 電磁的記録(ウの場合を除く。)に記録されている保有個人情報の部分開示の方法
(ア) 録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスク
非開示部分をカットした複製物を作成し、閲覧させるなど、非開示部分が容易に区分して除くことができる範囲で開示するものとする。
なお、容易に区分して除くことができない場合の例として、声により特定の個人を識別できる場合などが考えられる。
(イ) (ア)以外のもの
原則として用紙に印刷したものに文書、図画及び写真の部分開示の方法と同様の処理を行うものとする。ただし、汎用機等を利用した業務用システムなどのデータ以外のものであって、かつ、事務処理上効率的であると認められる場合は、専用機器等によって再生したものにより開示するものとし、非開示部分を記号等に変換する処理等を行うものとする。
なお、変換処理が困難な場合は、非開示とするデータ項目を削除又は出力しないこととした上で、ファイルレイアウト等によりデータの存在を示し、当該項目について非開示とする旨を付記するものとする。
ウ スライドフィルム及び当該スライドフィルムの内容に関する音声を記録した録音テープの部分開示の方法
非開示部分をカットした複製物を作成し、閲覧させるなど、非開示部分を容易に区分して除くことができる範囲で開示するものとする。
6 開示請求の特例
(1) 対象とする保有個人情報の範囲及び内容
ア 条例第25条の規定により口頭による開示請求を行うこと(以下「簡易開示」という。)ができる保有個人情報は、次の要件に該当するものであって、主管課の長が、あらかじめ警察相談課長と協議の上、定めるものとする。変更又は廃止しようとするときも同様とする。
(ア) 開示に対する需要度が高いと見込まれるもの
(イ) 一定の時期に開示請求が集中すると見込まれるもの
(ウ) 情報の記録形態が定型的で、開示に関する判断をあらかじめ一律に行っておくことができるもの
(エ) 実務上、即時の開示に対応することができるもの
イ 簡易開示の対象とする保有個人情報が試験等の結果である場合には、原則として得点又は順位により開示を行うものとする。
なお、得点又は順位以外の判定要素を含む場合は、それぞれの試験等の性質、内容、開示に対する需要、開示した場合の影響等を勘案した上で判断するものとする。
(2) 簡易開示の期間及び場所
ア 簡易開示を実施する期間は、保有個人情報の性質、内容、記録形態、対象となる個人数等を考慮し、原則として、簡易開示を開始する日から起算して1月以内とする。
また、試験等の結果に係る簡易開示を開始する日は、合否発表の日とする。ただし、特別の理由がある場合には、合否発表の日以後の日とすることができるものとする。
イ 簡易開示を実施する場所は、原則として、主管課の長が定めた場所で行うものとする。
(3) 簡易開示を実施する旨の公表等
ア 主管課の長は、簡易開示を実施する個人情報を定めたときは、簡易開示実施(変更・廃止)通知書(別記様式第3号)により簡易開示を開始する1月前までに警察相談課長に通知するものとし、変更又は廃止したときも同様とする。
なお、警察署にあっては、主管課を経由して通知するものとする。
イ 警察相談課長は、アにより通知を受けた個人情報について規則第12条の規定により告示するものとする。
(4) 簡易開示に係る開示請求の受付等
ア 簡易開示に係る開示請求は、本人に限って認めるものとする。
イ 本人であることの確認は、試験等の結果の開示請求にあっては、受験票、合否通知書の提示及び受験申込書等にちょう付された写真との照合により行い、その他の個人情報の開示請求にあっては、第3の1の(3)に定める「本人等であることの確認」の場合と同様の方法により行うものとする。
(5) 簡易開示の実施方法等
ア 簡易開示に係る開示請求があったときは直ちに開示を行うものとする。
イ 開示の方法は、閲覧、個人情報の内容を転記した書面の交付又は口頭による伝達とし、写しの交付は行わないものとする。
ウ 閲覧の方法により開示する場合は、本人以外の個人情報が記載されている部分を紙等で覆うなどして、本人以外の個人情報を開示することがないようにするものとする。
エ 主管課は、簡易開示を実施した場合は、請求年月日、請求者氏名その他必要事項を簡易開示実施処理簿(別記様式第4号)に記入するものとする。
(6) 周知
主管課は、簡易開示を実施する個人情報が試験等の結果である場合は、次に掲げる事項を受験案内等に記載することにより、当該試験等の受験者に周知するものとする。
ア 簡易開示の内容
イ 簡易開示を行う期間及び時間
ウ 簡易開示を行う場所
エ 簡易開示に係る開示請求をすることができる者
オ 本人であることを確認するために必要な書類
カ その他必要と認める事項
(7)簡易開示の実施報告
簡易開示を実施した主管課の長は、簡易開示の実施期間終了後、速やかに、実施結果を簡易開示実施報告書(別記様式第5号)により警察相談課長へ報告するものとする。
なお、警察署にあっては、本部主管課を経由して報告するものとする。
7 訂正請求に係る事務
(1) 相談・案内
ア 個人情報窓口においては、来訪者から自己情報について訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)を行いたいという相談があった場合、その内容により、主管課に連絡し、当該主管課の担当者等と連携して来訪者に対応するものとする。
その際、適宜、次のような訂正の方法があることを説明するものとする。
イ 訂正に係る保有個人情報の内容に応じた対応の選択
来訪者が求める訂正の内容を十分聴取し、必要に応じ警察相談課その他関係所属と調整の上、次のいずれで対応するのが適当か判断するものとする。
(ア) 職権による訂正
当該訂正を求める自己情報の内容が、事実に合致することを証明する資料により、自己情報の内容が事実でないと認められる場合には、訂正請求によらないで職権により訂正を行うものとする。この場合、所属の判断によるものとして、供覧、決裁等を得ておくものとする。
(イ) 条例に基づく訂正請求(条例第28条第1項)
条例に基づく訂正請求手続の案内を行う。
なお、条例により訂正請求をすることができるのは、条例第24条第1項、第25条第3項又は第26条第1項の規定により開示を受けている場合に限られるので、来訪者が、訂正請求に係る自己情報の開示を受けていない場合は、開示を受ける必要があることを説明する。
また、開示を受けている場合であっても、開示を受けた日から90日を経過している場合は、再度開示を受ける必要があるので、開示手続きの案内を行うものとする。
さらに、訂正を求める内容が客観的に正誤の判定を行うことができる事実に関するものでない(審査員の評価等)場合は、訂正の対象とならない旨を説明するものとする。
(ウ) 法令又は他の条例の規定による自己情報の訂正(条例第28条第1項ただし書き)
法令又は他の条例の規定により特別の手続が定められており自己情報の訂正を受けることができる場合には、当該法令又は他の条例の規定により訂正を受けることができる旨を説明する。
ウ 条例第59条の規定により条例の規定を適用しないもの
開示請求の場合(第3の1の(1)のウ)と同様に取り扱うものとする。
(2) 訂正請求書の受付事務
個人情報窓口における訂正請求書の受付に際しては、請求者から訂正請求の内容等を十分に聴取して受付事務を行うものとする。その際の留意点については、次のとおりとする。
ア 開示を受けた自己情報に係る訂正請求であるかどうかの確認を行うこと。
イ 保有特定個人情報の訂正請求であるかどうかの確認を行うこと。
なお、保有特定個人情報の訂正請求の場合、任意代理人からの請求が認められることなる。
ウ 情報公開コーナーでの対応にあっては、開示を受けたとされる主管課に連絡し、原則として、当該主管課の個人情報保護責任者等の立会いを得るとともに、警察署が取り扱うものにあっては、当該警察署の個人情報保護責任者等と調整すること。
また、警察署個人情報窓口での対応にあっては、開示を受けたとされる主管課に関係する課の個人情報担当者の立会いを得るとともに、必要に応じ、警察相談課及び警察本部の主管課と調整すること。
エ 請求者に対し、開示決定通知書等の提示を求め、又は開示を受けた時期や内容を聴取し、開示決定等を行った主管課に確認するなどの方法により、開示を受けているかどうかの確認を行うこと。
また、開示を受けている場合は、当該訂正請求が開示を受けた日から90日以内の請求であるかどうかの確認を行うこと。
オ 訂正請求をしようとする保有個人情報の特定に必要な事項の聴取を十分に行うこと。
カ 訂正請求をしようとする者が本人等であるかどうかの確認を行うこと。確認は、第3の1の(3)に定める「本人等であることの確認」の場合と同様の方法により行うものとする。
キ 請求者に対し、訂正請求をしようとする内容が事実に合致することを証明する資料の提出又は提示を求め、確からしいと推測されるものか確認すること。
ク 訂正請求書の記載方法について指導し、記載内容の確認を行うこと。
(3) 訂正請求書の受付に当たっての留意事項
訂正請求書の受付に際しては、おおむね次の事項に留意するものとする。
ア 訂正請求は、1件につき1枚の請求書で行うことを原則とする。
イ 請求者が身体の障害等により、自ら訂正請求書を作成することが困難な場合は個人情報窓口又は主管課の担当者が代筆をするなど適当な方法により対応するものとする。
なお、窓口担当者等が代筆した場合は、訂正請求書の余白にその旨を付記するものとする。
ウ 請求者に対する説明
窓口担当者は、訂正請求書の写しを請求者に交付する際は、次の事項を説明するものとする。
(ア) 訂正決定等の期限
a 受付の翌日から起算して、原則として30日以内に訂正決定等がなされること。
b やむを得ない理由があるときは、受付の翌日から起算して60日を限度として決定期間を延長することがあること。
c 訂正決定等に特に長期間を要し、受付の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて訂正決定等を行うことが困難な場合には、訂正決定等の期限の特例を適用することがあること。
d これら30日又は60日の期限には、決定通知書の送付に要する日数を含まないこと。
(イ) 訂正・部分訂正・非訂正の決定は、文書で通知すること。
(ウ) 訂正する場合の訂正を行う年月日は、保有個人情報訂正決定通知書及び保有個人情報部分訂正決定通知書で示すこと。
(エ) 代理人による訂正請求の場合において、保有個人情報の訂正決定等の通知を受ける前に代理人の資格を喪失したときは、直ちに書面でその旨を届け出る必要があること。
(4) 訂正請求書の各欄(請求者分)の記載に当たっての留意事項
窓口担当者は、請求者が訂正請求書を作成するに際しては、次の事項に留意するよう指導するものとする。
ア 「宛先」欄
開示請求の場合(第3の1の(5)のア)と同様に取り扱うものとする。
イ 「氏名」、「住所又は居所」及び「連絡先」各欄
開示請求の場合(第3の1の(5)のイ)と同様に取り扱うものとする。
ウ 「訂正請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄
訂正請求の対象となる保有個人情報を特定するためのものであるから、当該保有個人情報を特定できるよう具体的に記載するよう指導するものとする。
エ 「訂正請求の趣旨及び理由」欄
開示された自己情報の内容のどの部分がどのように事実と合致していないのか、また、どのように訂正すべきか等具体的に記載するよう指導するものとする。
オ 「請求者」欄
開示請求の場合(第3の1の(5)のオ)と同様に取り扱うものとする。
カ 「本人の氏名及び住所」欄
開示請求の場合(第3の1の(5)のカ)と同様に取り扱うものとする。
(5) 訂正請求書の各欄(窓口担当者分)の記載に当たっての留意事項
開示請求の場合(第3の1の(6))と同様に取り扱うものとする。
(6) 訂正請求書の補正手続
開示請求の場合(第3の1の(7))と同様に取り扱うものとする。
(7) 受付後の訂正請求書の取扱い
開示請求の場合(第3の1の(8))と同様に取り扱うものとする。
(8) 保有個人情報訂正請求等処理簿(別記様式第6号)の記載
開示請求の場合(第3の1の(9))と同様に取り扱うものとする。
8 訂正決定等の手続
(1) 主管課での訂正請求書の収受
開示請求の場合(第3の2の(1))と同様に取り扱うものとする。
(2) 訂正請求に係る保有個人情報の調査
訂正請求書を収受した主管課は、関係所属及び警察相談課と調整の上、訂正請求に係る保有個人情報の内容が事実に合致することを提出又は提示のあった事実に合致することを証明する資料等を参考とし、関係書類の確認、関係機関への照会その他適切な方法により速やかに調査を行うものとする。
また、訂正請求に係る保有個人情報が条例第30条ただし書に該当するかどうか等についても検討するものとする。
なお、関係機関への照会に当たっては、請求者の個人としての識別性を消去するなど当該請求者の権利利益の保護に十分留意するものとする。
(3) 訂正決定等に当たっての留意事項
訂正請求に対する訂正決定等を行うに当たっては、条例第30条各号のいずれかに該当するときを除き、個人情報取扱事務の目的に応じて、その達成に必要な範囲内で訂正をする必要があることに留意するものとする。
(4) 決定通知書の決裁等
ア 決定通知書の作成・決裁
開示請求の場合(第3の2の(3)のア)と同様に取り扱うものとする。
イ 決定通知書の送付
開示請求の場合(第3の2の(3)のイ)と同様に取り扱うものとする。
(5) 各決定通知書の作成時の留意事項
ア 「訂正請求に係る保有個人情報の内容」欄
訂正決定等をした保有個人情報の具体的な内容を記載するものとする。
イ「訂正の内容」欄
訂正請求に係る保有個人情報のうち、どの部分をどのように訂正したか又はどのように訂正するかについて記載するものとする。
ウ 「訂正年月日」欄
主管課が、訂正請求に係る保有個人情報について決定に基づく訂正を行った年月日又は行う予定の年月日を記載するものとする。
エ 「訂正をしない部分」欄
訂正請求に係る保有個人情報のうち、訂正しない部分の概要を記載するものとする。
オ 「上記部分を訂正しない理由」欄又は「訂正をしない理由」欄
訂正請求に係る保有個人情報のうち、一部又は全部を訂正しないことと決定した理由について具体的に記載するものとする。
カ 「担当所属」欄
主管課名及び電話番号を記載すること。
(6) 訂正決定等の期間の起算日
訂正決定等は、個人情報窓口において訂正請求書を受付した日の翌日から起算して30日以内(決定期間延長後の訂正決定等は60日以内)に行わなければならない。ただし、当該請求書の補正に係る日数は訂正決定等の期間に算入しないものとする。
(7) 訂正・非訂正の決定期限の延長
開示請求の場合(第3の2の(6))と同様に取り扱うものとする。
(8) 訂正決定等の期限の特例の適用
開示請求の場合(第3の2の(7))と同様に取り扱うものとする。
(9) 事案の移送の手続
開示請求の場合(第3の3の(8))と同様に取り扱うものとする。
9 保有個人情報の訂正の実施の方法
(1) 訂正の時期
保有個人情報の訂正を決定したときは、速やかに訂正を実施するものとする。ただし、フィルム及び電磁的記録に記録されている保有個人情報であって、当該保有個人情報の訂正に時間を要する場合もあるので、この場合は合理的な期間内において訂正するものとする。
(2) 訂正の実施の方法
訂正決定に係る保有個人情報の訂正は、次に掲げる方法等により行うものとする。
なお、記録されている保有個人情報の内容及び記録媒体に応じ、適切な方法により行うものとする。
ア 誤っていた保有個人情報を完全に消去し、新たに記録する方法
イ 誤っていた保有個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書等で新たに記載する方法
ウ 誤っていた保有個人情報の部分に、白インク等で白塗りする方法
エ 別紙等に保有個人情報が誤っていた旨及び正確な内容の記録を添付する方法
(3) 訂正の内容の通知
訂正を行った主管課は、必要に応じ、当該保有個人情報の提供先(情報提供等記録にあっては、総務大臣及び情報照会者又は情報提供者)に対し、保有個人情報訂正通知書により、当該保有個人情報の訂正の内容を通知するとともに、関係先に連絡等するものとする。
10 利用停止請求に係る事務
(1) 相談・案内
ア 個人情報窓口においては、来訪者から自己情報が不適正に取り扱われていると思われるので、利用停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)してほしいとの相談があった場合は、その内容により、主管課に連絡し、当該主管課の担当者等と連携して来訪者に対応するものとする。
その際、適宜、次のような利用停止の方法があることを説明するものとする。
イ 利用停止に係る保有個人情報の内容に応じた対応の選択
主管課は、当該利用停止に係る保有個人情報の内容により、次のいずれで対応するのが適当か判断するものとする。
(ア) 職権による利用停止
当該利用停止を求める自己情報の内容が、請求者の説明や提出又は提示のあった資料により、不適正に取り扱われていると認められる場合には、利用停止請求によらないで職権により利用停止を行うものとする。この場合、所属の判断によるものとして、供覧、決裁等を得ておくものとする。
(イ) 条例に基づく利用停止請求(条例第34条第1項)
条例に基づく利用停止請求手続の案内を行うものとする。
なお、条例により利用停止請求をすることができるのは、条例第34条第1項各号のいずれかに該当する場合で、かつ、条例第24条第1項、第25条第3項又は第26条第1項の規定により開示を受けているものに限られるので、来訪者が利用停止請求に係る自己情報の開示を受けていない場合は、開示を受ける必要があることを説明する。ただし、開示を受けている場合であっても、保有個人情報の開示を受けた日から90日を経過している場合は、再度開示を受ける必要があることを説明し、開示手続の案内を行うものとする。
また、利用停止を求める内容が、条例第34条第1項各号のいずれにも該当しない場合は、利用停止の対象とならない旨を説明するものとする。
(ウ) 法令又は他の条例の規定による自己情報の利用停止(条例第34条第1項ただし書)
法令又は他の条例の規定により、特別の手続が定められており自己情報の利用停止を受けることができる場合には、当該法令又は他の条例に基づく自己情報の利用停止を受けることができる旨を説明する。
ウ 条例第59条の規定により条例の規定を適用しないもの
開示請求の場合(第3の1の(1)のウ)と同様に取り扱うものとする。
(2) 利用停止請求書の受付事務
個人情報窓口における利用停止請求書の受付に際しては、請求者から利用停止請求の内容等を十分に聴取して受付事務を行うものとする。その際の留意点については次のとおりとする。
ア 開示を受けた自己情報に係る利用停止請求であるかどうかの確認を行うこと。
イ 情報提供等記録の利用停止でないか確認を行うこと。
なお、情報提供等記録の利用停止請求は認められない。
ウ 保有特定個人情報(情報提供等記録を除く。)の利用停止請求であるかどうかの確認を行うこと。
なお、保有特定個人情報(情報提供等記録を除く。)の利用停止請求の場合、任意代理人からの請求が認められることとなる。
エ 情報公開コーナーでの対応にあっては、開示を受けたとされる主管課に連絡し、原則として、当該主管課の個人情報保護責任者等の立会いを得るとともに、警察署が取り扱うものにあっては、当該警察署の個人情報保護責任者等と調整すること。
また、警察署個人情報窓口での対応にあっては、開示を受けたとされる主管課に関係する課の個人情報担当者の立会いを得るとともに、必要に応じ、警察相談課及び警察本部の主管課と調整すること。
オ 請求者に対し、開示決定通知書等の提示を求め、又は開示を受けた時期や内容を聴取し、開示決定等を行った主管課に確認するなどの方法により、開示を受けているかどうかの確認を行うこと。
また、開示を受けている場合は、当該利用停止請求が開示を受けた日から90日以内の請求であるかどうかの確認を行うこと。
カ 利用停止請求をしようとする者が本人等であるかどうかの確認を行うこと。確認は、第3の1の(3)に定める「本人等であることの確認」の場合と同様の方法により行うものとする。
キ 利用停止請求書の記載方法について指導し、記載内容の確認を行うこと。
(3) 利用停止請求書の受付に当たっての留意事項
利用停止請求書の受付に際しては、おおむね次の事項に留意するものとする。
ア 利用停止請求は、1件につき1枚の請求書で行うことを原則とする。
イ 請求者が身体の障害等により、自ら利用停止請求書を作成することが困難な場合は個人情報窓口又は主管課の担当者が代筆をするなど適当な方法により対応するものとする。
なお、代筆した場合は、利用停止請求書の余白にその旨を付記するものとする。
ウ 請求者に対する説明
窓口担当者は、利用停止請求書の写しを請求者に交付する際は、次の事項を説明するものとする。
(ア) 利用停止決定等の期限
a 受付の翌日から起算して、原則として30日以内に利用停止決定等がなされること。
b やむを得ない理由があるときは、受付の翌日から起算して60日を限度として決定期間を延長することがあること。
c 利用停止決定等に特に長期間を要し、受付の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて利用停止決定を行うことが困難な場合には、利用停止決定等の期限の特例を適用することがあること。
d これら30日又は60日の期限には、決定通知書の送付に要する日数を含まないこと。
(イ) 利用停止・部分利用停止・非利用停止決定は、文書で通知すること。
(ウ) 利用停止する場合の利用停止を行う年月日は、保有個人情報利用停止決定通知書及び保有個人情報部分利用停止決定通知書で示すこと。
(エ) 代理人による利用停止請求の場合において、保有個人情報の利用停止決定等の通知を受ける前に代理人の資格を喪失したときは、直ちに書面でその旨を届け出る必要があること。
(4) 利用停止請求書の各欄(請求者分)の記載に当たっての留意事項
窓口担当者は、請求者が利用停止請求書を作成するに際しては、次の事項に留意するよう指導するものとする。
ア 「宛先」欄
開示請求の場合(第3の1の(5)のア))と同様に取り扱うものとする。
イ 「氏名」、「住所又は居所」及び「連絡先」各欄
開示請求の場合(第3の1の(5)のイ)と同様に取り扱うものとする。
ウ 「利用停止請求に係る保有個人情報を特定するに足りる事項」欄
利用停止請求の対象となる保有個人情報を特定するためのものであるから、当該保有個人情報を特定できるよう具体的に記載するよう指導するものとする。
エ 「利用停止請求の趣旨及び理由」欄
開示された自己情報がどのような取扱制限に違反した取扱いがされており、どのような措置を求めるのか等具体的に記載するよう指導するものとする。
オ 「請求者」欄
開示請求の場合(第3の1の(5)のオ)と同様に取り扱うものとする。
カ 「本人の氏名及び住所」欄
開示請求の場合(第3の1の(5)のカ)と同様に取り扱うものとする。
(5) 利用停止請求書の各欄(窓口担当者分)の記載に当たっての留意事項
開示請求の場合(第3の1の(6))と同様に取り扱うものとする。
(6) 利用停止請求書の補正手続
開示請求の場合(第3の1の(7))と同様に取り扱うものとする。
(7) 受付後の利用停止請求書の取扱い
開示請求の場合(第3の1の(8))と同様に取り扱うものとする。
(8) 保有個人情報利用停止請求等処理簿(別記様式第7号)の記載
開示請求の場合(第3の1の(9))と同様に取り扱うものとする。
11 利用停止決定等の手続
(1) 主管課での利用停止請求書の収受
開示請求の場合(第3の2の(1))と同様に取り扱うものとする。
(2) 利用停止請求に係る保有個人情報の調査
利用停止請求書を収受した主管課は、関係所属及び警察相談課と調整の上、利用停止請求に係る保有個人情報の取扱いが、条例第34条第1項各号いずれの号に該当するのかについて、関係書類の確認、関係機関への照会その他適切な方法により速やかに調査を行うものとする。
また、利用停止請求に係る保有個人情報が条例第36条ただし書に該当するかどうか等についても検討するものとする。
なお、関係機関への照会に当たっては、請求者の個人としての識別性を消去するなど当該請求者の権利利益の保護に十分留意するものとする。
(3) 利用停止決定等に当たっての留意事項
利用停止請求に対する利用停止決定等は、請求に係る保有個人情報の取扱いが、条例第34条第1項各号いずれかの号に該当するものがあるのかどうかの判断により行うものであるが、その際には利用停止を行うことにより保護される本人の権利利益と利用停止を行うことにより損なわれる公共の利益との比較衡量を行った上で判断するものとする。
(4) 決定通知書の決裁等
ア 決定通知書の作成・決裁
開示請求の場合(第3の2の(3)のア)と同様に取り扱うものとする。
イ 決定通知書の送付
開示請求の場合(第3の2の(3)のイ)と同様に取り扱うものとする。
(5) 各決定通知書の記載に当たっての留意事項
ア 「利用停止請求に係る保有個人情報の内容」欄
利用停止決定等をした保有個人情報の具体的な内容を記載するものとする。
イ 「利用停止の内容」欄
利用停止請求に係る保有個人情報のうち、どの部分をどのように利用停止したか又はどのように利用停止するかについて記載するものとする。
ウ 「利用停止年月日」欄
主管課が、利用停止請求に係る保有個人情報について決定に基づく利用停止を行った年月日又は行う予定の年月日を記載するものとする。
エ 「利用停止をしない部分」欄
利用停止請求に係る保有個人情報のうち、利用停止しない部分の概要を記載するものとする。
オ 「上記部分を利用停止しない理由」欄又は「利用停止しない理由」欄
利用停止請求に係る保有個人情報のうち、一部又は全部を利用停止しないことと決定した理由について具体的に記載するものとする。
カ 「担当所属」欄
主管課名及び電話番号を記載すること。
(6) 利用停止決定等の期間の起算日
利用停止決定等は、個人情報窓口において利用停止請求書を受付した日の翌日から起算して30日以内(決定期間延長後の利用停止決定等は60日以内)に行わなければならない。ただし、当該請求書の補正に係る日数は利用停止決定等の期間に算入しないものとする。
(7) 利用停止決定等の期限の延長
開示請求の場合(第3の2の(6))と同様に取り扱うものとする。
(8) 利用停止決定等の期限の特例の適用
開示請求の場合(第3の2の(7))と同様に取り扱うものとする。
12 保有個人情報の利用停止の実施
(1) 利用停止の時期
保有個人情報の利用停止を決定したときは、速やかに利用停止を実施するものとする。ただし、フィルム及び電磁的記録に記録されている保有個人情報であって、当該保有個人情報の利用停止に時間を要する場合もあるので、この場合は合理的な期間内において利用停止するものとする。
(2) 利用停止の実施の方法
利用停止決定に係る保有個人情報の利用停止は、個人情報の収集の制限若しくは保有の制限又は利用の制限に違反して取り扱われている場合、番号法第18条の規定に違反して作成された特定個人情報ファイルに記録されている場合は、当該保有個人情報の利用の停止又は消去、提供の制限又はオンライン結合による提供の制限に違反して取り扱われている場合は、当該保有個人情報の提供の停止により行うものとする。
なお、記録されている保有個人情報の内容及び記録媒体に応じ、適切な方法により行うものとする。
(3) 利用停止の内容の通知
利用停止を行った主管課は、必要に応じて当該保有個人情報の利用先及び提供先に対し、当該保有個人情報の利用停止の内容を通知し、利用の停止又は消去を依頼するものとする。
(4) 取扱いの是正
利用停止を行った個人情報取扱事務について、取扱方法の是正の必要があるかどうかを調査・検討し、必要に応じ適正な取扱いへの是正及び他の個人情報の利用停止を行うものとする。
13 審査請求があった場合の取扱い
開示請求、訂正請求及び利用停止請求に対する決定について、行政不服審査法第2条の規定に基づく審査請求、又は開示請求、訂正請求及び利用停止請求に係る不作為について、同法第3条の規定に基づく審査請求があった場合は、次により受付を行うものとする。
(1) 審査請求書が提出された場合の措置
ア 情報公開コーナーに提出された場合
審査請求書が情報公開コーナーに提出された場合、警察相談課は、開示決定等又は不作為の判断をした主管課に連絡し、当該主管課は、当該審査請求を受理するものとする。この場合において、警察相談課は、当該審査請求の受理に立ち会うものとする。
イ 警察署個人情報窓口に提出された場合
審査請求書が警察署個人情報窓口に提出された場合は、当該警察署において受理するものとする。この場合において、当該警察署は、警察相談課の指示を受け、審査請求書を主管課に送付するものとする。
(2) 審査請求書の形式審査等
審査請求書を受理し、又はその送付を受けた主管課は、行政不服審査法の規定に基づき、審査請求人等(審査請求人又はその代理人をいう。以下同じ。)が審査請求の適格を有するかどうか、審査請求が審査請求の期間内(処分があったことを知った日の翌日から起算し3か月以内)に行われたものであるかどうか等について審査するものとする。この場合において、審査の結果、形式上の不備があるとき、主管課は、警察相談課と協議の上、是正できるときは補正命令手続を、不適法なときは、却下するための裁決手続を行うものとする。
(3) 和歌山県個人情報保護審議会への諮問
ア 諮問書等の作成
主管課は、(2)の審査の結果、当該審査請求が適法であると認めた場合には、遅滞なく諮問書を作成し、開示、訂正又は利用停止に係る請求書及び決定通知書並びに審査請求書の写し等必要な書類を添付し、主管部長を経由して、警察相談課長、関係所属長、警務部長及び関係部長に合議の上、警察本部長及び公安委員会の決裁を得るものとする。
イ 審議会への諮問手続
決裁を得た主管課は、諮問書等の関係書類を警察相談課に送付し、警察相談課は、和歌山県個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)に諮問の手続を行うものとする。
(4) 審査請求人等への通知
ア 通知書の作成
審議会への諮問手続後、主管課は、個人情報保護審議会諮問通知書を作成し、主管部長を経由して、警察相談課長、関係所属長、警務部長及び関係部長に合議の上、警察本部長及び公安委員会の決裁を得るものとする。
イ 通知書の送付
決裁を得た主管課は、個人情報保護審議会諮問通知書を警察相談課に送付し、警察相談課は、当該通知書を審査請求人等に送付するものとする。
ウ 通知書の作成時の留意事項
(ア) 「審査請求に係る保有個人情報の内容(等)」の欄
開示決定等又は不作為に係る保有個人情報の具体的な内容を記載すること。
(イ) 「審査請求の対象となる決定又は不作為に係る請求」の欄
開示決定通知書等に記載された年月日及び件名番号又は、開示請求書等に記載され年月日を記載し、開示決定等又は開示請求等の内容のの種別を記載すること。
(ウ) 「審査請求」の欄
審査請求日及び審査請求の趣旨を具体的に記載すること。
(エ) 「諮問日・諮問番号」の欄
諮問を行った日付及び諮問番号を記載すること。
(オ) 「担当所属」欄
主管課名及び電話番号を記載すること。
(5) 審査請求に対する裁決
ア 主管課は、審議会の答申があったときは、関係所属及び警察相談課と協議の上、答申内容を十分に尊重して裁決書を作成し、主管部長を経由して、警察相談課長、関係所属長、警務部長及び関係部長に合議の上、警察本部長の決裁を経て、遅滞なく当該審査請求に対する裁決を受けなければならない。
イ 主管課は、審査請求に対する裁決を得たときは、直ちに裁決書の謄本及びその写しを警察相談課に送付し、警察相談課は、当該裁決書の謄本を審査請求人等に送付するものとする。
ウ 第三者から開示に反対の意見書が提出されている場合であって、審査請求に係る非開示決定又は部分開示を取り消し、又は変更することにより、当該公文書に記録されている当該第三者の情報が開示される裁決をするときは、主管課は、警察相談課を経由して、当該第三者に対し、開示決定等を行った旨を通知しなければならない。ただし、当該第三者がこの審査請求に係る参加人である場合に限られる。
この場合、当該第三者が争訟を提起する機会を確保するため、当該審査請求に係る裁決の日と開示の実施の日との間に少なくとも2週間をおかなければならないことに留意すること。
(6) 第三者からの審査請求を棄却する場合における手続
主管課は、開示に反対の意思を有する第三者の審査請求を棄却する場合、当該第三者に対して、裁決書により開示する保有個人情報の具体的な内容、保有個人情報に記録されている当該第三者の情報、開示を実施する日等を警察相談課を経由して通知すること。この場合、第3の13の(5)のウと同様に、裁決の日と開示の実施の日との間に少なくとも2週間をおかなければならないことに留意すること。
なお、第三者からの審査請求を却下する場合も同様である。
14 苦情処理に係る事務
苦情処理に係る事務については、別に定めるところによる。

<別紙省略>
<別記様式省略>