和歌山県警察個人情報取扱事務委託基準の制定について(例規)

(最終改正:平成28年8月3日 相第44号)
和歌山県警察本部長から各所属長あて
和歌山県個人情報保護条例の施行に伴い、公安委員会及び警察本部長が行う個人情報の保護に係る手続その他事務の取扱いに関し、和歌山県警察個人情報取扱事務委託基準を別記のとおり定め、平成18年4月1日から施行することとしたので、事務処理上誤りのないようにされたい。

別記

和歌山県警察個人情報取扱事務委託基準

1 趣旨
この基準は、和歌山県個人情報保護条例(平成14年和歌山県条例第66号)第11条第1項の規定に基づき、公安委員会及び警察本部長(以下「公安委員会等」という。)が個人情報を取り扱う事務(以下「個人情報取扱事務」という。)を実施機関以外のものに委託する場合において、個人情報の保護に関し講じるべき措置について必要な事項を定めるものとする。
2 基準の対象となる委託
この基準の対象となる委託は、公安委員会等が個人情報取扱事務の全部又は一部を実施機関以外のものに委託する契約のすべてをいい、一般に委託と称されるもののほか、印刷、筆耕、翻訳等の契約及び公の施設の管理委託、収納の委託等の公法上の契約も含まれる。
3 委託に当たっての留意事項
委託に当たっては、次の事項に留意するものとする。
(1) 委託先の選定に当たっては、別紙「個人情報取扱特記事項」(以下「特記事項」という。)を遵守できる者を慎重に選定すること。
(2) 入札に当たっては入札の前に、随意契約に当たっては見積書を徴するときに、契約内容に個人情報に関する特記事項があることを相手方に周知すること。
(3) 委託事務を処理させるために委託先に提供する個人情報は、委託事務の目的の範囲内で必要最小限のものとすること。
(4) 再委託先の承認については、再委託先の個人情報の取扱いにおいて適切な安全管理が図られていることを確認すること。
4 契約に当たっての措置
委託に係る契約に当たっては、次の契約書記載例により、契約書に受託者が特記事項を守るべき旨を記載するものとする。ただし、契約書中に特記事項に掲げる内容を記載することを妨げない。
なお、契約書等の書面を作成しない契約の場合には、特記事項を契約事項として受託者に交付するものとする。
5 委託先に対する監督義務
個人情報の取扱いについて、委託先が特記事項を遵守しているかについて監督すること。
また、委託先が再委託している場合は、委託先が再委託先に対し、個人情報の取扱いについて必要かつ適切な監督を行っているか含めて監督するものとする。
契約書記載例(乙を受託者とする契約の場合)
(個人情報の保護)
第○条 乙は、この契約による事務を処理するための個人情報の取扱いについては、別紙「個人情報取扱特記事項」を遵守しなければならない。

別紙
個人情報取扱特記事項
第1 基本的事項
乙は、個人情報の保護の重要性を認識し、この契約による事務の実施に当たっては、個人の権利利益を侵害することのないよう、個人情報の取扱いを適正に行わなければならない。
第2 秘密の保持
乙は、この契約による事務に関して知り得た個人情報をみだりに他に漏らしてはならない。この契約が終了し、又は解除された後においても、同様とする。
第3 収集の制限
1 乙は、この契約による事務を行うために個人情報を収集するときは、当該事務の目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ適正な方法により収集しなければならない。
2 乙は、この契約による事務を行うために個人情報を収集するときは、その目的を明示した上で本人から収集し、本人以外から収集するときは、本人の同意を得た上で収集しなければならない。ただし、甲の承諾があるときは、この限りでない。
第4 安全確保の措置
1 乙は、この契約による事務に関して知り得た個人情報は、和歌山県警察個人情報保護事務取扱要領(平成28年8月3日付け相第43号)第1及び第2に準じ、その漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
2 乙は、この契約による事務を処理するために個人情報を取り扱うに際し、責任者及び作業者を明確にし、作業場所を特定しなければならない。また、乙は、甲の承諾がある場合を除いては、これらの者以外の者に作業させ、当該場所以外の場所において処理してはならない。
第5 利用及び提供の制限
乙は、甲の指示又は承諾があるときを除き、この契約による事務に関して知り得た個人情報を契約の目的以外に利用し、又は提供してはならない。
第6 複写又は複製の禁止
乙は、この契約による事務を処理するため甲から提供された個人情報が記録された資料等を甲の承諾なしに複写し、又は複製してはならない。
第7 再委託
1 乙は、この契約による個人情報を取り扱う事務については自ら行うこととする。ただし、甲の承諾を得た場合に限り、第三者にその取扱いを再委託することができる。
2 前項の規定に基づき再委託を行った場合、乙は、再委託先に対し、個人情報の取扱いについて必要かつ適切な監督を行わなければない。
第8 資料等の返還等
乙は、この契約による事務を処理するために甲から提供を受け、又は自らが収集し、若しくは作成した個人情報が記録された資料等を事務完了後直ちに甲に返還し、又は引き渡すものとする。ただし、甲が別に指示したときは、その指示に従うものとする。
第9 従事者への周知
乙は、この事務に従事している者に対して、在職中及び退職後において、この契約による事務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせてはならないこと又は不当な目的に使用してはならないことその他個人情報の保護に関し必要な事項を周知するものとする。
第10 事故報告
乙は、この契約に違反する事態が生じ、又は生じるおそれがあることを知ったときは、速やかに甲に報告し、甲の指示に従うものとする。
第11 調査
甲は、乙がこの契約による事務を処理するに当たり、取り扱っている個人情報の状況について、随時調査することができるものとする。
第12 契約解除及び損害賠償 ※契約書中に契約解除及び損害賠償に関する定めがない場合
甲は、乙が個人情報取扱特記事項の内容に反していると認めたときは、契約の解除又は損害賠償の請求をすることができるものとする。
注1 「甲」は委託者を、「乙」は受託者を指す。
2 委託事務の実態に即して、適宜必要な事項を追加し、又は不要な事項を省略することができる。
メニューに戻る