個人情報の保護に関する法律に基づく和歌山県公安委員会所管事業者に係る事務取扱要綱の制定について(例規)

(最終改正:平成27年2月2日 相・生企・少年第9号)
和歌山県警察本部長から各所属長あて
個人情報の保護に関する法律等の規定に基づく事業者に対する苦情処理のあっせん及び報告の徴収等に関する事務の取扱いについて、個人情報の保護に関する法律に基づく和歌山県公安委員会所管事業者に係る事務取扱要綱を別記のとおり定め、平成20年12月4日から施行することとしたので、適正な運用に努められたい。

別記

個人情報の保護に関する法律に基づく和歌山県公安委員会所管事業者に係る事務取扱要綱

第1 趣旨
この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第13条の規定及び個人情報の保護に関する法律に基づく和歌山県公安委員会の所管事業者に係る事務に関する規程(平成20年和歌山県公安委員会規程第8号。以下「規程」という。)により行う和歌山県公安委員会(以下「公安委員会」という。)の所管事業者に係る苦情処理のあっせんについて必要な事項を定めるとともに、法第51条の規定に基づく個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)第11条第1項の規定により行う個人情報取扱事業者に対する報告の徴収、助言、勧告及び命令の実施について、規程第8条の規定に基づき必要な事項を定めるものとする。
第2 定義
この要綱における用語の意義は、次に掲げるとおりとする。
1 個人情報取扱事業者
法第2条第3項の個人情報取扱事業者(個人情報データベース等を事業の用に供している者。ただし、事業の用に供する個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数の合計が過去6か月以内のいずれの日においても5,000を超えない者を除く。)をいう。
2 公安委員会所管事業者
公安委員会所管事業者一覧表(別表)に掲げる事業者をいう。
3 対象事業者
公安委員会所管事業者のうち、個人情報取扱事業者に該当するものをいう。
4 報告の徴収
法第32条の規定による報告の徴収をいう。
5 助言
法第33条の規定による助言をいう。
6 勧告
法第34条第1項の規定による勧告をいう。
7 命令
法第34条第2項又は第3項の規定による命令をいう。
8 総括主管課
警務部警察相談課
9 所管課
公安委員会所管事業者が行う事業を所管する警察本部の所属をいう。
10 警察庁事業所管課
公安委員会事業者が行う事業を所管する警察庁の内部部局をいう。
第3 公安委員会所管事業者に係る苦情等の取扱い
1 法第13条の規定概要
法第13条は、「地方公共団体は、個人情報の取扱いに関し事業者と本人との間に生じた苦情が適切かつ迅速に処理されるようにするため、苦情の処理のあっせんその他必要な措置を講ずるよう努めなければならない。」と規定し、地方公共団体に対して、個人情報の取扱いに関し事業者と本人との間に生じた苦情(以下「当事者間苦情」という。)の処理のあっせん等に努める義務を課している。これは、法第11条から第13条に定める地方公共団体が講ずべき施策の一つであるが、県警察においても、公安委員会所管事業者と本人との間に生じた当事者間苦情について、当事者間での解決が困難と認められる場合、当該苦情の処理のあっせん、助言、指導、その他必要な措置を講じていくことが求められるものである。
2 当事者間苦情の相談があった場合の処理要領
当事者間苦情の相談があった場合は、以下の点に留意の上、警察相談取扱要領(平成13年3月30日付け総、務、生企、捜一、交企、公第40号)に定める警察相談として取り扱うものとする。
(1) 自主的な解決に向けた方法の助言
当事者間苦情については苦情申出者と当該公安委員会所管事業者の間における解決を基本とすることから、第一次的には当該相談に係る事業者の責任において適切かつ迅速に処理されるよう配意し、対応するものとする。よって、警察職員は、公安委員会所管事業者に係る当事者間苦情を認知した場合において、当該苦情等が法第15条から第31条までの規定による個人情報の取扱いに係るものであるときは、必要により法第24条から第28条までの規定による本人が関与できる仕組みを説明するとともに、当該公安委員会所管事業者における苦情申出の窓口を紹介するなど自主的な解決に向けた方法を助言すること。
(2) 苦情申出者からの聴取
当事者間苦情の相談を受理する職員は、苦情申出者の氏名、住所、連絡先及び当該公安委員会所管事業者の所在地、名称、事業種別、連絡先等を確認するとともに、苦情の対象となっている個人情報の内容や苦情申出者がどのような解決を求めているのかをよく聞き取ること。その際、当該相談により得られた申出者に関する情報を相談の処理を目的として当該公安委員会所管事業者に提供することの可否及び提供に同意する範囲について苦情申出者に確認し、その意向に配慮した処理を行うものとする。
なお、相談に係る事業者の監督事務を担当する機関が県警察以外の機関である場合は、当該他の機関を紹介するとともに、必要に応じ相談の内容を取り次ぐなどの措置を講ずるものとする。
(3) 苦情処理のあっせん
当事者間苦情の申出者と当該公安委員会所管事業者との交渉による解決が困難であると認められる場合、所管課長は、苦情申出者から寄せられた苦情を当該所管事業者に提供し、その処理を促すことにより苦情処理のあっせんを行うこと。
第4 個人情報取扱事業者の個人情報の取扱いに関する事務
1 報告の徴収等
対象事業者については、その個人情報の取扱いについて、法第4章第1節の規定の施行に必要な限度において報告を求めることができることから、当事者間苦情の相談があった場合、所管課長は総括主管課長と協議の結果、公安委員会による報告の徴収の必要について判断するものとする。
(1) 報告徴収の必要がないと認められる場合の措置
ア 不適正な個人情報の取扱いがない、又は苦情等が既に解決しているとき。
相談処理の終了
イ 苦情等に係る公安委員会所管事業者が個人情報取扱事業者に該当しないとき。
総括主管課長との以後の措置に係る協議
ウ 苦情等のあっせんによる処理が可能であると認められるとき。
苦情等の処理のあっせん
(2) 報告の徴収を求める場合の措置
ア 対象事業者における個人情報の取扱いに関し、法に定める義務に違反している疑いが高いなど、報告徴収の必要があると認められる場合、所管課長は総括主管課長と協議の上、関係資料を添えて警察本部長(以下「本部長」という。)に上申し、公安委員会への報告手続をとるものとする。
イ 公安委員会が報告の徴収等を決定したときは、当該対象事業者に対し規程第3条に定める報告徴収書により個人情報の取扱いに関する報告を求めること。
ウ 対象事業者から報告があったときは、所管課長が収受(口頭の場合は受理)し、その結果を総括主管課長に送付すること。
なお、対象事業者と判断して報告徴収権を行使したが、相手方が個人情報取扱事業者に該当しなかった場合、当該事業者は報告する義務を負わないことから、その旨を当該事業者に説明すること。
2 助言
(1) 所管課長は、対象事業者から報告の徴収を行った結果等により、個人情報の適正な取扱いについて対象事業者に助言をする必要があると認められるときは、総括主管課長と協議の上、関係資料を添えて本部長に上申し、公安委員会への報告手続をとるものとする。
(2) 公安委員会が助言することを決定したときは法第4章第1節の規定の施行に必要な限度において、対象事業者に対し規程第4条に定める助言書を交付すること。
なお、助言の対象となるのは個人情報の取扱いに関してのみであり、個人情報の取扱いと無関係な事項については助言することができないことに留意すること。
(3) 対象事業者からの助言に対する対応については、所管課長又は総括主管課長が収受(口頭の場合は受理)し、その結果を相互に送付すること。
第5 勧告及び命令
所管課長は、報告徴収や助言では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する問題の解決が図られないと認められるときは、総括主管課長と協議の上、関係資料を添えて本部長に上申し公安委員会への報告手続をとるものとし、公安委員会の決定により当該事業者に対し次の措置をとることができる。
1 勧告
  次に掲げる事項に留意の上、規程第5条に定める勧告書により行うものとする。
(1) 勧告をすることができるのは、対象事業者が法第16条から第18条まで、第20条から第27条まで又は第30条第2項の規定に違反した場合に限られること。
(2) 勧告をすることができるのは、対象事業者において(1)の義務違反の事実があり、かつ、当該義務違反の状態を放置しておくことが個人の権利利益を侵害するおそれが高く、当該対象事業者に対し、義務を履行させることが必要であると判断する場合に限られること。
(3) 違反を是正させるために必要な限度を超えないものであること。
(4) 勧告の内容はできる限り具体的にし、措置を講ずべき期限を明確にすること。
2 法第34条第2項の規定による命令
  次に掲げる事項に留意の上、規程第5条に定める勧告書により行うものとする。
(1) 勧告を受けた対象事業者が正当な理由なくその勧告に係る措置をとらず、かつ、個人の重大な権利利益の侵害が切迫していると認められること。
(2) 勧告したときに対象事業者として個人情報取扱事業者に該当していた者であっても、命令をしようとするときに個人情報取扱事業者に該当せず、対象業者であると認められないときは命令をすることができないこと。
(3) 命令の内容は、勧告に係る措置をとるべきことに限られること。
3 法第34条第3項の規定による命令
  次に掲げる事項に留意の上、規程第6条に定める命令書により行うものとする。
(1) 本条第3項の規定による命令をすることができるのは、対象事業者が法第16条、第17条、第20条から第22条まで又は第23条第1項の規定に違反している場合に限られること。
(2) 本条第3項の規定による命令をすることができるのは、対象事業者において(1)の義務違反の事実があり、かつ、個人の重大な権利利益を侵害する事実があるため緊急に措置をとる必要があると認められるときに限られること。
(3) 違反を是正させるために必要な限度を超えないものであること。
4 弁明の機会の付与
所管課長は、3に係る対象事業者に対しては、和歌山県公安委員会聴聞及び弁明の機会の付与に関する規則(平成8年和歌山県公安委員会規則第2号)に規定するところにより、弁明の機会の付与の手続をとるものとする。
第6 警察庁への報告
1 一の都道府県の区域を越えて事業を行う対象事業者に関する事項
都道府県の区域を越えて事業を展開している対象事業者に対して、公安委員会が法第32条から第34条までに規定する報告の徴収、助言、勧告及び命令を行うときは、所管課長は、あらかじめ警察庁事業所管課長に報告して調整を受けること。
2 他の主務大臣との連絡、協力等に関する事項
公安委員会が行う法第32条から第34条までに規定する報告の徴収、助言、勧告及び命令の対象となる対象事業者が行う個人情報の取扱いについて、法第36条第1項の規定による主務大臣が複数あるときは、所管課長は、あらかじめ、警察庁事業所管課長に報告すること。
3 政令第11条第4項に基づく国家公安委員会への報告
公安委員会は、法第32条から第34条までに規定する報告の徴収、助言、勧告及び命令を行ったときは、速やかにその結果を国家公安委員会に報告しなければならないことから、この報告に関する事務は、所管課長が規程第7条に定める報告書により、警察庁事業所管課長を通じて行うものとする。

(別表省略)
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